Arbetet med att bilda miljö- och geovetenskapliga institutionen

15 januari 2025.

Samordningsgruppens första möte

Samordningsgruppen har haft sitt första möte. I gruppen ingår initialt vicedekan Karin Hall (sammankallande), prefekt Anders Scherstén, prefekt Petter Pilesjö, föreståndare Katarina Hedlund, ställföreträdande prefekt Raimund Muscheler, ställföreträdande prefekt Anna Maria Jönsson, ställföreträdande föreståndare Yann Clough, projektledare Daniel Kåreda, studeranderepresentant Pontus Rabe, samt administrativt stöd Karin Hofvendahl.

Projektplan och delprojekt

Projektledare Daniel Kåreda gick igenom projektplanen för Inrättande av Miljö- och geovetenskapliga institutionen (STYR 2024/3287), samt de fem ingående delprojekten. Daniel och delprojektledarna tar under januari fram delprojektplaner och delprojektgrupper tillsätts.

Dekanen och den rådgivande gruppens roll

Dekanen är uppdragsgivare för projektet, och det finns en rådgivande grupp vars funktion är att bidra med verksamhetskännedom avseende projektets inriktning samt att ge råd och fungera som bollplank avseende projektet. Gruppen består av prefekter, föreståndare, tillträdande prefekt, vicedekan, projektledare, kanslichef Kansli N samt studeranderepresentanter för både GU och FU. Gruppen kommer att träffas varje vecka under våren.

Information om projektet och kommunikationen med personalen

Mer information om projektet kommer efter hand. Projektplanen finns på denna webbsida i avsnittet "Projektplan".

Samordningsgruppen träffas varannan vecka. Mötesanteckningar från samordningsgruppens möten kommer att skickas ut till personalen löpande. Samordningsgruppen utgör projektgrupp i ett av delprojekten, Organisation och styrning, där Karin Hall är projektledare.

Arbetsgruppen – en beredningsfunktion

En arbetsgrupp bestående av vicedekan, projektledare, prefekter/föreståndare samt administrativt stöd träffas varje vecka. Den utgör beredningsgrupp åt samordningsgruppen. I arbetsgruppen diskuteras även löpande frågor som behöver hanteras gemensamt av de tre prefekterna.

Samarbete med skyddsombud och uppföljning av riskanalys

Samordningsgruppen träffar skyddsombuden för institutionerna/centrat minst tre gånger under våren, och uppföljning av risk- och konsekvensanalys kopplad till samorganisationen kommer att göras under minst två tillfällen.

29 januari 2025.

På Samordningsgruppens möte den 29 januari gick sammankallande Karin Hall igenom gruppens funktion samt delprojektplanen Organisation & Styrning som gruppen ansvarar för.

Samordningsgruppen

• Samordningsgruppen är en delprojektgrupp, men även en kontaktyta mellan Projektet (bildandet av MGeo) och den befintliga verksamheten. Projektplanen kan läsas i sin helhet på sidan Beslut, planer och månadsrapporter.
• Samordningsgruppen är rådgivande och tar fram förslag men fattar inga formella beslut.
• Samordningsgruppen har en beredande grupp, Arbetsgruppen, som består av prefekterna vid INES och Geologi och CECs föreståndare. Dessa fattar beslut om löpande verksamhet 2025, men inte för 2026 och framåt. 

Delprojektplaner

Beslut om delprojektplaner för alla delprojekt, inklusive Organisation & Styrning, har tagits av projektledare Daniel Kåreda fredagen den 31 januari. Alla planer finns att läsa på sidan Beslut, planer och månadsrapporter.

Kommunikation till medarbetare

En ny funktionsadress, mgeo [at] science [dot] lu [dot] se (mgeo[at]science[dot]lu[dot]se), har inrättats för att underlätta spridning av information till alla berörda medarbetare på CEC, Geologi och INES angående projektet och hur det fortlöper. I mailet kommer en länk till aktuell information på fakultetswebben (denna sida) skickas efter varje möte med Samordningsgruppen. Observera att mejladressen inte går att mejla frågor till. Frågor om projektet ska ställas till projektledare Daniel Kåreda eller närmaste linjechef. 

Möbelhantering

I samband med samlokaliseringen i Geocentrum II kommer en del kontorsmöbler att bytas ut på grund av verksamhetens behov. Frågor har kommit in om hur detta ska hanteras. Målet är att vara så cirkulära som möjligt. Möbler som det inte längre finns användning för ska i första hand återbrukas och det som införskaffas ska också i första hand vara återbruk. Principen för möbler som det inte längre finns användning för är följande:

• I första hand återbruk
• Återvinning om återbruk inte är möjligt
• Destruering

Frågor om detta kan ställas till projektledare Daniel Kåreda.

Husforum

Beslut om att inrätta ett husforum på Geocentrum togs den 22 januari 2025. Husforum utgör en rådgivande grupp till husintendenten som anställdes i augusti och ska behandla löpande och praktiska frågor som rör husets skötsel och drift. Husintendenten är sammankallande i Husforum, och rapporterar löpande till prefekterna på Geologi och INES samt föreståndaren vid CEC. Medlemmar i Husforum är initialt husintendent Mathias Svensson, de administrativa cheferna Gisela Cesar och Anna Ekberg samt lokalsamordnare Hanieh Heidarabadi.

Läs beslutet om Husforum i sin helhet (PDF, 175 kB, ny flik)

Möten med studierektorerna

Nästa vecka, den 5 februari, är samordningsgruppen inbjuden att delta i möte med studierektorerna för forskarutbildningarna, där studierektorernas kommande uppdrag ska börja diskuteras. Veckan därpå kommer studierektorerna för grundutbildningarna till samordningsgruppens möte för att ge en rapport kring sitt pågående arbete.

12 februari 2025.

Forskarutbildning

Onsdagen den 5 februari var Samordningsgruppen inbjuden till ett möte där studierektorerna för forskarutbildningarna (Tobias Ambjörnsson på CEC, Martin Berggren på Ines och Mats Eriksson på Geologi) presenterade sina tankar kring de befintliga forskarutbildningarna och vägen framåt när MGeo bildas. Mötet var en återkoppling utifrån ett uppdrag studierektorerna fick i höstas. I och med att Projektet inrättats för skapandet av den nya institutionen har det tillkommit ett antal leveransmål som påverkar studierektorernas fortsatta arbete. Studierektorerna har därför fått en nytt modifierat uppdrag och ska återkomma med en rapport till Samordningsgruppen senast den 11 april. De ska också samråda med delprojektet Stödfunktioner.

Det uppdaterade uppdraget finns på sidan Beslut, planer och månadsrapporter.

Grundutbildning

Onsdagen den 12 februari 2025 var studierektorerna för grundutbildningarna (Johanna Alkan Olsson på CEC och Ulrik Mårtensson på Ines, Karl Ljung på Geologi frånvarande) inbjudna till Samordningsgruppens möte. Studierektorerna presenterade sitt arbete hittills rörande grundutbildningarna inför bildandet av den nya MGeo-institutionen. 

I december fick studierektorerna ett uppdrag att lämna förslag till framtida organisation av grundutbildningen inom MGeo. Eftersom Projektet inrättats efter det, kompletterades nu studierektorernas uppdrag. Studierektorerna ska rapportera till Samordningsgruppen senast den 4 april. De ska också samråda med delprojektet Stödfunktioner. 

Läs Uppdrag till studierektorer för grundutbildningen och kompletteringsbeslutet på sidan Beslut, planer och månadsrapporter.

Husforum

Det är nu klart vilka som kommer att ingå i Husforum – det forum som ska hantera praktiska frågor om Geocentrum II. Forumet kommer att utgöras av husintendent Mathias Svensson, Gisela Caesar, administrativ chef på CGB:s kansli, och Anna Ekberg, administrativ chef på CEC. Även delprojektledaren, Hanieh Heidarabadi, Kansli N, kommer att delta i Husforums möten. Både uppdrag och sammansättning kan komma att ändras över tid.

Läs dokumentet Sammansättning Husforum på Geocentrum på sidan Beslut, planer och månadsrapporter.

De administrativa chefernas arbete fortsätter inom delprojekt Stödfunktioner

De administrativa cheferna Anna Ekberg och Gisela Caesar har lämnat en muntlig delredovisning till prefekterna på Arbetsgruppens möte rörande hur en gemensam framtida administration kan se ut. Deras arbete fortsätter nu inom delprojektet Stödfunktioner. KIA-konsult bidrar fortsatt till arbetet. 

Månadsrapport 

Projektledare Daniel Kåredas första månadsrapport från inrättandeprojektet finns att läsa på sidan Beslut, planer och månadsrapporter.

Skyddsombuden informerades

Den 26 februari var skyddsombuden på CEC, Geologi och INES inbjudna till Samordningsgruppens möte och fick information om hur arbetet fortgår. 

Karin Hall som är sammankallande gick igenom arbetet med leveransmålen inom delprojektet Organisation och styrning (se delprojektplanen). Hon betonade att inga beslut är tagna ännu när det gäller leveransmål, utan att allt ännu är pågående arbete. Samordningsgruppen hanterar också löpande ärenden där kommunikation sker efterhand som eventuella beslut tas. 

Karin Halls presentation finns att se på sidan Beslut, planer och månadsrapporter.

Kriterier för indelning

Ett av leveransmålen är att ta fram ett förslag till och underlag för organisationsstruktur och avdelningsindelning för den nya MGeo-institutionen till senast 31 maj 2025. Här har Arbetsgruppen (prefekterna och Karin Hall) börjat diskutera vilka aspekter som är viktiga att tänka på för att uppnå en god MGEO-identitet när man skapar ”avdelningar”. (Diskussionerna har precis påbörjats och det är inte beslutat att just begreppet ”avdelningar” ska användas.) Målet vid en indelning är att inte bygga organisatoriska eller vetenskapliga barriärer och att skapa en god gemensam identitet. Kriterier att utgå från i det arbetet kommer att diskuteras vidare.

Roller

Ett annat leveransmål är att definiera roller, ett arbete som fortgår och där flera andra delprojekt (exempelvis grundutbildning och forskarutbildning) är involverade. Även detta, samt förslag till arbetsordning och delegationsordning, ska vara klart senast 31 maj 2025. Klart redan nu är att avdelningschefer också bör vara linjechefer med personalansvar. 

När det kommer till verksamhetsdialogen inväntar Samordningsgruppen instruktioner från Fakulteten.

Flyttplaner

Projektledare Daniel Kåreda informerade skyddsombuden om statusen för samlokaliseringen i Geocentrum II. Under vecka 10 kommer inbjudan till stormöte kring byggarbeten och flyttar. Projektet inväntar fortfarande vissa svar från byggherren, så snart dessa finns kommer de att kommuniceras till alla berörda medarbetare.

Risk- och konsekvensbedömning

Risk- och konsekvensbedömningen gicks igenom och uppdaterades tillsammans med skyddsombuden. Skyddsombuden kommer på nytt besök till Samordningsgruppen om sex veckor. 

Skyddsombuden:

• Wilhelm May​ (CEC)
• Rebecca Malmström​ (CEC)
• Patrik Vestin​ (INES, frånvarande)
• Martin Jarenmark​ (Geologi)
• Anton Hansson​ (Geologi)

Valberedelsens arbete och stormöte

Under vecka 10 kommer inbjudan till stormöte och information om valberedningens arbete mejlas till medarbetare på INES, CEC och Geologi.

Valberedningen är i fas med tidplanen och är nu i ett intensivt skede av intervjuer med kandidater från CEC, INES och Geologi. I januari granskade valberedningen nomineringarna (till och med den 12 januari) och höll workshops med HR-representanter för att analysera universitetets policy för akademiskt ledarskap och kunna ta fram en kravprofil för den framtida prefekten.

Urvalet baseras på kravprofilen och policyn, där alla nominerade beaktas. Antalet nomineringar påverkar inte beslutet. Eftersom institutionen inrättas den 1 januari 2026 ansvarar fakulteten för valet av prefekt. Policyn finns att läsa på HR-webben. 

I april planeras den elektroniska röstningen att genomföras där valberedningens förslag presenteras. Det kommer att finnas möjlighet att rösta på egna kandidater. Dekanen fattar det slutgiltiga beslutet att utse prefekt och ställföreträdande prefekt.

Resultatet, inklusive antal röster per kandidat, presenteras vid ett offentligt möte. Processen följer Lunds universitets valföreskrifter.

• Tidplan för valprocessen
• Policy för akademiskt ledarskap (hr-webben.lu.se)
• Lunds universitets valföreskrifter (lu.se)

På Samordningsgruppens möte den 12 mars noterades att rapporten om CECs nätverksverksamheter har kommit in till fakulteten. Dekanen kommer nu att förbereda ett förslag till beslut samt informera fakultetsstyrelsen i april. Fakultetsstyrelsen tar sedan beslut på sammanträdet i juni. Under våren fortsätter dekanen att arbeta med förslaget, prata med fler berörda parter och samla in ytterligare underlag.
Rapporten och förslaget handlar om hur de nätverk och övriga särskilda aktiviteter som finns inom CEC kan organiseras, fortsätta och utvecklas efter att den nya Miljö- och geovetenskapliga institutionen bildas den 1 januari 2026.
Rapporten och en sammanfattning finns att läsa på sidan Beslut, planer och månadsrapporter.

Avdelningsdiskussioner

Diskussionerna om förslag på avdelningar och organisatorisk struktur på den nya institutionen fortsätter inom Arbetsgruppen (prefekterna/föreståndare och Karin Hall). Steg ett är att ta fram kriterier att utgå ifrån. Mer information om process, tidsplan och möjlighet till återkoppling kommer inom kort. Har du frågor eller tankar om den nya organisationen kan du vända dig till din linjechef. Vid oro kan du även vända dig till ditt skyddsombud. 

Skyddsombuden:

• Wilhelm May​ (CEC)
• Rebecca Malmström​ (CEC)
• Patrik Vestin​ (INES)
• Martin Jarenmark​ (Geologi)
• Anton Hansson​ (Geologi)

Främja en god vetenskaplig miljö

De tidigare institutionsrepresentanterna Yann Clough, Raimund Muscheler och Martin Berggren fick förra året i uppdrag att ta fram ett förslag på hur man kan främja en god vetenskaplig miljö inom hela MGeo. Uppgiften var att utgå från fem olika frågeställningar: forskargrupper, seminarieverksamhet, doktorandaktiviteter, sociala aktiviteter och forskningswebbsidor. På onsdagens möte presenterade Yann Clough vad som framkommit i dialog med forskare samt förslag på hur man kan gå vidare. Samordningsgruppen tar med sig förslagen i sitt fortsatta arbete. 

Flytt, infomöte och nytt MGeo-Team

Sista datum att anmäla sig till stormötet om samlokaliseringen i Geocentrum är den 21 mars. Det kommer även att gå att delta digitalt. 
Med start efter den 27 mars kommer det att gå ut information om byggprocessen och Akademiska hus varannan vecka i samband med att ordinarie MGeo-nytt skickas ut.
Ett e-mail har skickats ut där medarbetare med arbetsplats, labb och/eller förråd i Geocentrum 2 ombeds att uppge sina behov av tillgång till lokalerna under sommaren. På Teams har det utifrån detta också bildats ett nytt team, ”Staff at CEC, INES and Geology”. Teamet kommer i nuläget endast att användas för att hantera de dokument där access till Geocentrum ska anges och är inte en kommunikationskanal för projektet i stort.
Anmäl dig till stormötet senast 21 mars (forms.office.com)

Save the date – grillfest (vårfest) 15 maj! 

Det blir gemensam grillfest (vårfest) 15/5 med start kl 16 utanför Geocentrum. Mer info kommer.

Den 27 mars genomfördes ett stormöte kring samlokaliseringen med information om bland annat planerade byggarbeten, flyttar och tillfälliga arbetsplatser under sommarens stängningsperiod. Presentationen och inspelningen av mötet finns att se i Teamet Staff at CEC, INES and Geology (lunduniversityo365.sharepoint.com)

Frågor som kom upp under mötet kommer sammanställas med andra vanligt förekommande frågor och presenteras i detta avsnitt (Arbetet med att bilda miljö- och geovetenskapliga institutionen) av Naturvetenskapliga fakultetens internwebb. 

Inventering av forskargrupper

Som ett led i att ta fram underlag inför MGeos kommande organisation pågår nu ett arbete med att identifiera forskargrupper inom verksamheterna. Sådana arbeten har på olika sätt redan genomförts, men för att säkerställa att denna inventering fortfarande är aktuell kan du komma att kontaktas av din chef för att dubbelkolla informationen.

Ny save the date för grillfest (vårfest)

Den gemensamma grillfesten (vårfest) är flyttad till tisdagen den 20 maj, med start kl 16. Mer info kommer.

Efter att en valberedning för MGeo valts, påbörjade gruppen sitt arbete i november med att utlysa möjlighet för nominerings- och röstberättigade vid CEC, INES och geologi att nominera kandidater till prefekt och ställföreträdande prefekt för den nya Miljö- och geovetenskapliga institutionen som startar den 1 januari 2026.

Valberedningen utformade en kravprofil baserad på Lunds universitets policy för akademiskt ledarskap. De har även beaktat andra krav och önskemål på ledarskapserfarenhet och förändringsarbete som behövs för att hantera den nya institutionens komplexitet.

Valberedningen har genomfört ett omfattande och gediget arbete med att gå igenom inkomna och valbara nomineringar från CEC, INES och Geologi. Intervjuer har genomförts med möjliga kandidater som svarat mot kravprofilen. Referenser har varit en del av den information som samlats in och det har varit många viktiga samtal och diskussioner.

Valberedningen har inte kunnat enas om ett gemensamt förslag för att nominera prefekt och ställföreträdande prefekt. Efter noggrant övervägande har valberedningen beslutat att överlämna uppdraget till dekanen.

Vad händer nu?

Dekanen kommer skyndsamt att initiera ett arbete med att identifiera ny prefekt och ställföreträdande prefekt till den nya Miljö- och geovetenskapliga institutionen.

När en ny prefekt och ställföreträdande prefekt har utsetts, kommer valberedningen att fortsätta sitt arbete med att ta fram förslag till en institutionsstyrelse. Ytterligare information kommer.

Skyddsombuden informerades

Den 9 april var skyddsombuden på CEC, Geologi och INES inbjudna till Samordningsgruppens möte och fick information om hur arbetet fortgår. 

Karin Hall som är sammankallande gick igenom arbetet mot leveransmålen inom delprojektet Organisation och styrning. Hon betonade att Samordningsgruppens uppdrag är att ta fram förslag, som sedan ny institutionsledning och dekan har att besluta om. Arbetet har främst rört roller och organisation och diskussionerna fortsätter. 

Grundutbildning

Den 9 april var studierektorerna för grundutbildningarna (Johanna Alkan Olsson på CEC, Ulrik Mårtensson på INES och Karl Ljung på Geologiska institutionen) samt vicedekan Charlotta Turner inbjudna till Samordningsgruppens möte. Studierektorerna presenterade sitt förslag rörande organisation och roller inom grundutbildningen. Förslaget diskuterades och arbetas nu vidare med inom delprojektet Organisation och styrning.

CEC

Den 9 april diskuterade fakultetsstyrelsen nätverksverksamheterna inom CEC och den rapport som arbetsgruppen för verksamheterna lämnat till dekanen. Dekanen kommer att återkomma med information kring hur detta nu tas vidare. Rapporten finns att läsa på sidan Beslut, planer och månadsrapporter.

Månadsrapport

Projektledare Daniel Kåredas månadsrapport från inrättandeprojektet för april finns att läsa på sidan Beslut, planer och månadsrapporter.