Krishantering
Ibland måste vi hantera den krissituation som uppstår när en kollega eller studiekamrat avlider eller råkar ut för en allvarlig olycka. I dessa situationer handlar det främst om att ha en beredskap för att ta emot, ge utrymme och tillfälle till bearbetning av de känslor som väcks hos personer som berörs av det som inträffat. Det handlar även om att ge möjlighet till att, på ett respektfullt sätt, samlas kring tankarna på det inträffade och minnet av den bortgångne.
Om fakultetens handlingsplaner
Fakultetens handlingsplaner omfattar anställda och studenter vid naturvetenskapliga fakulteten och innehåller rutiner som ska användas vid en allvarlig händelse. Planerna är i första hand tänkta att vara ett stöd vid dödsfall eller allvarlig olycka, men kan även användas i andra situationer.
Ta emot och samla in information om allvarlig händelse
Du som tar emot meddelande om att en allvarlig händelse har inträffat ska använda checklistan nedan för att samla in all nödvändig information. När du fyllt i checklistan ska du lämna den till prefekt eller motsvarande på din institution för vidare hantering.
Ladda ner checklista vid meddelande om händelse (PDF, 530 kB, ny flik)
Prefekten informerar om allvarlig händelse
Som prefekt ansvarar du för att informera HR-chefen på fakultetskansliet om vad som har inträffat samt mejla över den ifyllda checklistan. Om du inte får tag på HR-chefen kan du kontakta någon annan på fakultetens HR-avdelning. Vid dödsfall är det HR-chefen som kontaktar rektorsämbetet.
Kontaktuppgifter till HR-chef Gunilla Thylander (medarbetarwebben.lu.se)
Kontaktuppgifter till fakultetens HR-avdelning
Som prefekt behöver du även informera berörd avdelningschef och personal vid institutionen. Ni bör även identifiera och informera exempelvis samarbetspartners inom universitetet.
Extra rutin vid dödsfall
Prefekten kallar till möte
Som prefekt ska du skyndsamt kalla till ett möte där följande personer deltar (fler kan delta vid behov):
- Prefekt
- Chef för avdelningen eller enheten
- Fakultetens HR-chef
- Om det är aktuellt: Doktorandombudsmannen, ldk [at] ldk [dot] lu [dot] se.
Mötet ska handla om
- Vilka åtgärder som behöver vidtas
- Vem som har ansvar för att genomföra åtgärderna
- När åtgärderna ska vara genomförda
Exempel på vad som behöver göras
På HR-webben finns en sida som beskriver handläggningsordningen vid dödsfall. Där framgår vad institutionen respektive sektionen HR ansvarar för att göra.
Handläggningsordning vid dödsfall (HR-webben)
Utöver det som står i handläggningsordningen kan ni även behöva:
- Kontakta anhöriga
- Ta reda på om ni omgående behöver en vikarie i undervisningen
- Identifiera och informera eventuella samarbetspartners
- Ta reda på om det finns åtaganden, till exempel möten och konferenser, som behöver avbokas
Förslag på text till medarbetare vid dödsfall
Ämne: Information om dödsfall
Kollegor,
Det är med sorg jag informerar er alla om att vår högt värderade medarbetare XXX vid institutionen XXX har avlidit. Våra tankar går till XXXs familj och närmaste. Det kommer att hållas en minnesstund dit alla är välkomna. Information om tid och plats för denna kommer så snart som möjligt.
XXX, dekan/prefekt
Ta emot och samla in information om allvarlig händelse
Du som tar emot meddelande om att en allvarlig händelse har inträffat ska använda checklistan nedan för att samla in all nödvändig information. När du fyllt i checklistan ska du lämna den till prefekt eller motsvarande på din institution för vidare hantering.
Ladda ner checklista vid meddelande om händelse (PDF, 530 kB, ny flik)
Prefekten informerar om allvarlig händelse
Som prefekt ansvarar du för att informera HR-chefen på fakultetskansliet om vad som har inträffat samt mejla över den ifyllda checklistan. Om du inte får tag på HR-chefen kan du kontakta någon annan på fakultetens HR-avdelning. Vid dödsfall är det HR-chefen som kontaktar rektorsämbetet.
Kontaktuppgifter till HR-chef Gunilla Thylander (medarbetarwebben.lu.se)
Kontaktuppgifter till fakultetens HR-avdelning
Som prefekt behöver du även informera berörd personal och berörda studenter vid institutionen.
Extra rutin vid dödsfall
Prefekten kallar till möte
Som prefekt ska du skyndsamt kalla till ett möte där följande personer deltar (fler kan delta vid behov):
- Prefekt
- Studierektor
- Programansvarig eller kursansvarig
- Fakultetens HR-chef
- Representant från studentkåren LUNA
LUNA:s webbplats
Mötet ska handla om
- Vilka åtgärder som behöver vidtas
- Vem som har ansvar för att genomföra åtgärderna
- När åtgärderna ska vara genomförda
Exempel på vad som behöver göras
- Kontakt med anhöriga
- Minnesstund
- Information till studenter vid samma kurs eller program
- Kontakt med Studenthälsan och Studentprästerna för att kunna erbjuda stödsamtal till studenter
Studenthälsans webbplats
Studentprästernas webbplats - Krans och representation vid begravningen
Administrativa uppgifter:
- Kontakta LDC och begär ut en backup på studentens mejl så att anhöriga kan få den vid efterfrågan. Detta behöver göras skyndsamt eftersom mejlen kommer att raderas automatiskt när Ladok får in meddelande om dödsfall via Skatteverket.
- Avsluta studentens behörigheter och se till så att nycklar, passerkort med mera återlämnas till universitetet.
Ladok-avdelningen registrerar studieavbrott när de får in meddelande om dödsfall via Skatteverket. Studentkontot kommer därefter att inaktiveras.
Förslag på text till studenter och medarbetare vid dödsfall
Ämne: Information om dödsfall
Det är med sorg jag informerar er alla om att vår student XXX inskriven vid kursen/programmet XXX vid institutionen XXX har avlidit. Våra tankar går till XXXs familj och närmaste. Det kommer att hållas en minnesstund dit alla är välkomna. Information om tid och plats för denna kommer så snart som möjligt.
XXX, prefekt
Ansvar vid krissituation
Det är viktigt att alla inom naturvetenskapliga fakulteten vet att det finns en beredskap om det uppstår en krissituation. Ytterst ansvarig i krissituationer är fakultetens dekan. När en institution berörs är prefekten ansvarig för krishanteringen.
Dekan och prefekter ansvarar för att handlingsplanerna distribueras inom respektive verksamhet och ser till att de följs på ett effektivt sätt i en krissituation.
Stöd i kriskommunikation
Det finns andra typer av kriser, som inte beror på individfall, som kräver mycket kriskommunikation. Om en sådan situation uppstår och du vill diskutera hur du hanterar just kommunikationsbiten är du välkommen att kontakta Johanne Elde, kommunikationschef vid fakultetskansliet.
Du kan få hjälp med att:
- Identifiera budskap
- Identifiera målgrupper
- Hitta lämpliga kommunikationsvägar
- Samordna kommunikationen i de fall fler än din egen institution berörs
Kontakt
Psykologiskt krisstöd
Universitetet har ett avtal med företaget BrolinWestrell för akut psykologiskt krisstöd.
Kontakta universitetets avdelning för säkerhet och miljö för att få tillgång BrolinWestrells jourtelefonnummer.
Avdelningen för säkerhet och miljö – medarbetarwebben.lu.se
Är du intresserad av att anlita företaget för ett större uppdrag så behöver du först stämma av detta med fakultetens personalchef.