Webbläsaren som du använder stöds inte av denna webbplats. Alla versioner av Internet Explorer stöds inte längre, av oss eller Microsoft (läs mer här: * https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/windows/end-of-ie-support).

Var god och använd en modern webbläsare för att ta del av denna webbplats, som t.ex. nyaste versioner av Edge, Chrome, Firefox eller Safari osv.

Arbete för samordning av en gemensam institution – miljö och klimat, geologi samt naturgeografi

Forskning inom miljö och klimat, geologi samt naturgeografi och ekosystemvetenskap utgör ett styrkeområde inom vår fakultet. Idag bedrivs forskning och utbildning inom dessa områden framför allt vid Centrum för miljö- och klimatvetenskap (CEC), institutionen för naturgeografi och ekosystemvetenskap (INES) samt geologiska institutionen. Genom att samordna dessa verksamheter i en gemensam institution kan vi ytterligare stärka detta strategiskt viktiga område.

Arbetet under 2024

Vicedekan Karin Hall leder arbetet med samordningen under 2024.

Under våren 2024 kommer följande personer att träffas varannan vecka för att stämma av arbetet: vicedekan, prefekter, kanslichef, institutionsrepresentanter, koordinator, kommunikatör och studeranderepresentanter. Ytterligare personer bjuds in vid behov. Sammanfattningar av mötena kommer att publiceras på denna webbsida.

Fokus för perioden januari – mars 2024 är att ta fram underlag för beslutet om samlokalisering på Geocentrum. Målsättningen är att beslutet ska kunna tas i mars 2024.

En detaljerad tidplan för flyttar inom och till Geocentrum kan ännu inte presenteras då projekteringsarbetet sker via LU Byggnad och Akademiska hus. Målsättningen är dock att flyttar påbörjas under hösten 2024 för att fortsätta i början av 2025.

Parallellt med arbetet att ta fram underlag för beslut om samlokalisering, påbörjas arbetet med att ta fram underlag för beslut om samorganisation. Målsättningen är att beslutet om samorganisation ska kunna tas i september 2024.


Sammanfattning av möten 2024

På mötena deltar bland annat: vicedekan, prefekter, kanslichef, institutionsrepresentanter, koordinator, kommunikatör och studeranderepresentanter.

Övergripande information och diskussion rörande tre parallella processer:

  • samlokalisering 
  • visionsarbete
  • samorganisation

Samlokalisering

Målsättningen är att beslut om samlokalisering ska kunna tas den 26 mars 2024. Underlag för beslutet om samlokalisering kommer att vara resultaten från pågående testschemaläggning av utbildningarna och inplaceringstester. Ambitionen är att testschemaläggningen och inplaceringsarbetet är slutfört 26 februari 2024.

Testschema

Testschemaläggningen genomförs i samarbete mellan studierektorer, schemaläggare samt processledare/TimeEdit-expert från centrala förvaltningen vid Lunds universitet. Studierektorerna kommer att göra avstämningar med kurscheferna/motsvarande.

Inplaceringstester

Inplaceringstesterna genomförs i samarbete mellan prefekterna och processledare vid naturvetenskapliga fakulteten. Skyddsombud, administrativa chefer och bibliotekschef bjuds in till möte för diskussion om inplaceringsarbetet.

Risk- och konsekvensanalyser genomförs med prefekter och skyddsombud. Prefekterna ska samordna tider för informationsmöten rörande inplaceringstesterna.

Stöd inför samlokalisering

Diskussion kring behov av olika typer av förstärkt stöd inför samlokalisering – bland annat gällande IT, labb och husfrågor. Det är viktigt med en samordnad IT. Olika aspekter och lösningar diskuterades därför. Diskussionen ska återupptas på kommande möten. Husintendenter från andra delar av fakulteten ska bjudas in till möte för erfarenhetsutbyte.

Visionsarbete 

Som kick-off inför fortsatt visionsarbete ska en gemensam workshop för alla medarbetare genomföras – lämplig tidpunkt är senare delen av mars. Diskussion rörande syfte och avgränsningar – forskning och utbildning ska vara i fokus. Externt stöd i samband med planering och genomförande av workshopen behövs och kontakter bör tas med KIA-konsult (universitetets interna konsultstöd i förändringsarbeten). Institutionsrepresentanternas roll i visionsarbetet är viktig.

Samorganisation

Målsättningen är att beslut om samorganisation ska kunna tas i september 2024. Diskussion om olika aspekter och delfrågor som behöver beredas inför beslutet.

Med syftet att främja dialog och lyfta synpunkter och idéer från verksamheterna rörande samorganisationsfrågor föreslås respektive prefekt inkomma med förslag på personer/grupperingar att bjuda in till mötena under vårterminen.

Uppföljning av utredningar

Rapporten som presenterades för fakultetsstyrelsen i december 2023 innehöll bland annat följande utredningar:

  • Grundutbildning: ”Sammanslagning av kandidat- och mastersprogrammen mellan geologi, miljövetenskap och naturgeografi och ekosystemvetenskap” (sammanställd av studierektorerna).
  • Basadministration: ”Samverkan mellan administrationen vid CEC, INES och geologi, utmaningar, möjligheter, resurser och initiering av samarbete” (sammanställd av administrativa cheferna).
  • Laboratorieverksamhet: ”Utredning av förutsättningarna för samlokalisering av laboratorieverksamheter vid institutionerna CEC, INES och Geologi” (sammanställd av forskningsingenjörer inom laboratorieverksamheterna).

Diskussion följde rörande uppföljningar av utredningarna.

Studenterna lämnade in skriftliga kommentar (på grund av förhinder på mötet vid denna punkt):

”Vi i LUNA delar bilden som GU-rapporten lägger fram och tycker inte att den säger något särskilt kontroversiellt. När det kommer till arbetet med GU tycker vi att så insatta personer som möjligt sitter med under diskussionerna och att det kommer in en bredd av tankar och åsikter. Om bildandet av en arbetsgrupp blir aktuellt kommer vi att förespråka att en student från var institution sitter med, förslagsvis representanterna i de respektive utbildningsnämnderna.”

Geobibliotekets lokalyta 

Diskussion om framtida användning av Geobibliotekets lokalyta. Prefekterna uttryckte en samstämmig åsikt om att en förutsättning för framgångsrik samlokalisering och samorganisation är att lokalytan friställs och tillgängliggörs för annan verksamhet än bibliotek.

Lokalytan erbjuder goda möjligheter vad gäller exempelvis föreläsningar, undervisning, grupparbeten, möten, seminarier och workshops. Tack vare sin strategiska och lättillgängliga placering med god öppenhet mot Professorstorget och Sölvegatan lämpar sig lokalen till utåtriktad verksamhet och kan fungera som ”skyltfönster” för den verksamhet som bedrivs i huset. I framtida visioner kommer en eventuell gemensam institution att ha mycket samverkan och vara en viktig nod för aktiviteter både inom Lunds universitet och mot samhällsaktörer.

Studenterna uttryckte kritik mot att ta bort ämnesbiblioteken men förstår behovet av att minska bibliotekens lokalyta. Geobiblioteksytans potentiella funktion som ”skyltfönster” ses som positivt. Bibliotekarierna och studieplatserna är viktiga att ha nära till hands, men inte nödvändigtvis på samma plats. Om böckerna flyttas ser man möjligheter att fler studieplatser kan erbjudas.

Inplaceringstester 

Diskussion och avstämning av inplaceringsförslag för grupper/kluster. Inplaceringsförslaget ska revideras baserat på dagens avstämning. Reviderat inplaceringsförslag ska stämmas av med skyddsombud, administrativa chefer och bibliotekschef den 26 februari. På denna punkt deltog skyddsombud, administrativa chefer och bibliotekschef.

Testschema

Information: Under januari och februari 2024 har en testschemaläggning genomförts för att undersöka om det är möjligt att samlokalisera CEC:s, INES och geologiska institutionens undervisning, och vilka konsekvenser detta skulle få.

Testschemaläggningen har utgått från den undervisning som görs idag och utfördes med olika scenarier för ett antal salar. Slutsatsen från testschemaläggningen är att det är möjligt att samlokalisera undervisningen. Detta kommer att kräva ett striktare förfarande för schemaläggning än vad som är aktuellt idag. Till exempel behövs längre framförhållning i planeringen och det krävs ett striktare system gällande tidsramar för de olika stegen i schemaläggningen.

Studierektorernas förslag är att ett nytt system införs redan inför höstterminen 2024, för att träna in nya sätt att arbeta med schemaläggning och så att alla i processen kan få chans att vänja sig med det nya systemet.

Flytt och samordning av laboratorier

Enighet på mötet om att det finns behov av fortsatt laboratorieutredning för att undersöka hur flytt av laboratorier och förbättrad laboratoriesamordning kan genomföras och uppnås.

Workshop

Universitetets interna konsultstöd i förändringsarbeten, KIA- konsult kommer att delta i planeringen och genomförandet av en workshop för alla medarbetare. När workshopen är klar är förhoppningen att det ska finnas ett underlag som kan underlätta arbetet med att ta fram en vision för den framtida institutionen och ett antal förslag till namn. Workshopen är planerad till mitten av april. Mer information skickas så fort bekräftelser från arrangörer och lokaler inkommit.

Husintendent/motsvarande och IT-stöd

Fortsatt diskussion kring behov av olika typer av förstärkt stöd inför samlokalisering – bland annat gällande IT och husfrågor.

Möten under vårterminen

Karin Hall och Carina Jarl fått i uppdrag att utforma förslag på tider för inbjudan av personer/grupper till mötena under vårterminen. Syftet är att främja dialog och lyfta synpunkter och idéer från verksamheterna rörande samorganisationsfrågor.


Save the date” – visionsworkshop för alla anställda 

Alla anställda vid CEC, INES och geologiska institutionen är välkomna att delta i en gemensam workshop. Syftet är att tillsammans utforska möjligheterna med en potentiell samorganisation, förutsättningarna för en gemensam vision och ett nytt institutionsnamn.

Reservera redan nu tiden 13.00–16.00 antingen den 24:e eller 26:e april (obs, nya datum). Du behöver bara anmäla dig till ett av tillfällena.

Ett visionärt beredningsarbete är viktigt, och ligger till grund för ett eventuellt beslut om sammanslagning. Arbetet stöds av KIA-konsulter, Lunds universitets interna konsultstöd i förändringsarbeten.

En officiell inbjudan med anmälningslänk skickas ut inom kort. 


Arbetet hittills

  • Prefekterna på CEC, INES och geologiska institutionen har gjort en förstudie om förutsättningarna för en gemensam institution.
  • Det har gjorts en extern utredning om de tre institutionerna kan samordnas i en gemensam institution. Läs rapporten längre ner på sidan.
  • Det har gjorts en intern utredning på CEC om hur koordinering av större forskningsprogram och ämnesövergripande samverkansplattformar kan organiseras om institutionsstrukturen förändras. Läs rapporten längre ner på sidan.
  • Fakultetsledningen har träffat representanter för institutionsledningarna på de tre berörda institutionerna samt biologiska institutionen. Syftet med mötena har bland annat varit att diskutera de två utredningarna och förutsättningarna för att bilda en gemensam institution som består av verksamheterna vid CEC, INES och geologiska institutionen.
  • Dekanen har beslutat att det ska göras en förenklad fastighetsutredning för att se om de tre institutionerna kan samlokaliseras till Geocentrum I och Geocentrum II.

Slutet av januari: Personalorganisationerna fick information kring processen (MBL-information).

1 februari: Fakultetsstyrelsen fattade ett så kallat inriktningsbeslut. Det innebär bland annat att dekanen får i uppdrag att initiera ett arbete för att tydliggöra hur de tre institutionerna kan organiseras i en gemensam institution.

Läs om fakultetsstyrelsens beslut och bakgrunden till beslutet (PDF, 158 kB, ny flik)

April: Den förenklade fastighetsutredningen blev klar och resultatet presenterades för fakultetsledningen och representanter från berörda verksamheter den 14 april. Utredningen visar att det finns möjlighet att samlokalisera CEC, INES och geologiska institutionen i lokaler på Geocentrum I och Geocentrum II.

9 maj: Dekanen fattade beslut om att fastställa projektplan för samlokalisering och samorganisation av de tre institutionerna (STYR 2023/939) och att tillsätta en styrgrupp och en projektgrupp för detta arbete (STYR 2023/979).

Läs projektplanen (PDF, 309 kB, ny flik)

7 juni: Informationsmöte för alla anställda. Karin Hall, prodekan och projektledare, gav fördjupad information om arbetet med samlokalisering och samorganisation under 2023. Hanieh Heidarabadi, processledare vid fakultetskansliet, presenterade resultatet från den förenklade fastighetsutredningen av Jais Landén krantz arkitekter. Inplaceringskissen tar avstamp i ett preliminärt lokalprogram för att utreda möjligheten till samlokalisering av CEC, INES och geologiska institutionen i Geocentrum I och Geocentrum II. I materialet fanns det även tankar och visioner för en förbättrad och aktiverad utemiljö längst med kunskapstråket. Observera att skisserna inte är ett färdigt förslag, utan ett diskussionsunderlag för kommande lokalprogram.

Presentation om samlokalisering och samorganisation (Powerpoint, 6,1 MB, ny flik)

Presentation om den förenklade fastighetsutredningen (PDF, 7,2 MB, ny flik)

29 juni: Dekanen fattade beslut om att verksamheten inom beräkningsbiologi och biologisk fysik (CBBP), inom Centrum för miljö- och klimatvetenskap (CEC), ska flytta ut ur nuvarande lokaler på Fysicum senast 31 augusti 2023. Detta är ett första steg för att skapa förutsättningar för fortsatta lokalförändringar. Beslutet har diarienummer STYR 2023/1334.

31 augusti: Verksamheten inom beräkningsbiologi och biologisk fysik (CBBP), inom Centrum för miljö- och klimatvetenskap (CEC), flyttade från lokaler på Fysicum till lokaler på Geocentrum II.

26 oktober: Informationsmöte för alla anställda.

Ladda ner presentationen från mötet 26 oktober (powerpoint, 7,1 MB)

19 december: Dekanen fattade ett så kallat inriktningsbeslut som innebär att arbetet med samordningen av en gemensam institution fortsätter enligt de slutsatser och förslag som projektledare Karin Hall har rapporterat till fakultetsstyrelsen den 13 december 2023 och som styrgruppen för projektet ställer sig bakom. Inriktningsbeslutet har diarienummer STYR 2023/2855. Projektledarens rapport till styrelsen har diarienummer STYR 2023/2647.

Dekanens inriktningsbeslut, diarienummer STYR 2023/2855 (PDF, 101 kB, ny flik)


Sammanfattning av styrgruppsmöten 2023

Dialoger med verksamhetsrepresentanter

Styrgruppen fick en kort redogörelse om vilka verksamhetsrepresentanter som projektgruppen har haft dialog med hittills. Syftet med dessa inledande möten är att tidigt fånga upp möjligheter och risker med projektet.

Rundtur på campus

Styrgruppen och projektgruppen deltog i en rundvandring på campus den 24 augusti. De besökte både gamla lokaler som renoverats och det nybyggda Forum Medicum.

Några aspekter som uppmärksammades:

  • Samhällsvetenskapliga fakultetens lokalprogram fortsatte utvecklas i 5–6 år efter inflyttningen.
  • Gamla Köket i kvarteret Paradiset var intressant ur aspekten ombyggnad av befintliga lokaler. Det var bland annat bra ljusinsläpp genom nya stora fönster.
  • Forum Medicum: Intressant att följa förtätningen av kontorsmiljöerna, den digitala lösningen för bokning av salar och labb samt utvecklingen av ett nytt fakultetsgemensamt bibliotek för kurslitteratur.
  • M-huset på LTH: Intressanta tankar om ALC (Active Learning Classrooms) där det idag finns datorsalar.

Rekrytering av gemensamma resurser

Diskussioner inleddes angående rekrytering och framtida gemensamma resurser: Hur ska det hanteras och vem fattar beslut utifrån finansiella och organisatoriska utmaningar?

Tidplan för samlokalisering

Tidplan för samlokalisering diskuterades utifrån ett verksamhetsperspektiv. En detaljerad tidplan kan för närvarande inte fastställas eftersom det finns många faktorer och aspekter som påverkar en fysisk flytt. När dessa faktorer och aspekter har analyserats och åtgärder har vidtagits kan en tidplan fastställas och kommuniceras.

Tidigare genomförda samlokaliseringar

Tidigare genomförda samlokaliseringar diskuterades. Skyddsombuden från CEC, INES och geologiska institutionen kommer att träffa de skyddsombud som deltog i framtagandet av lokalprogrammet på Fysicum, vilket kan ge en bra erfarenhet och ett förslag till modell att utgå ifrån.

Godkänd TimeEdit-bokning

Styrgruppen godkände TimeEdit-bokning för samtliga bokningsbara mötesrum i Geocentrum för de som har verksamhetsroller (det vill säga behörighet att boka) vid de tre institutionerna. 

Kommande stormöte

Förslag på två nya stormöten för personal vid de tre institutionerna: 26 oktober 2023 och i början av vårterminen 2024.

En separat inbjudan till oktobermötet kommer att skickas ut inom kort till anställda.

Stormöte med efterföljande mingel, 26 oktober
Tid och plats: klockan 15.15–17.00 i Aulan på LUX (LUX:C116), Helgonavägen 3.
Sista anmälningsdag är 20 oktober.

Övrigt

Suppleant för Per Persson – som representant från CEC och vid förhinder – är Katarina Hedlund.

Anders Scherstén ersätter Per Persson som ordförande i styrgruppen när Per har förhinder. 

Önskan om att äska labbresurs

Projektgruppens verksamhetsrepresentanter har utformat ett underlag om att äska en labbresurs för hösten 2023. I underlaget beskriver de att laboratoriernas utförande och funktion behöver ändras för att möta behoven inom en ny gemensam institution vid Geocentrum I och Geocentrum II. Styrgruppen rekommenderade att projektledare Karin Hall föredrar ärendet på nästa presidium.  

Administrativa chefer kan bidra till leveransmål

Styrgruppen rekommenderade prefekter och föreståndare vid de tre berörda institutionerna att ge de administrativa cheferna i uppdrag att bidra till ett av leveransmålen för höstens projekt: "att identifiera konkreta frågeställningar inför projektets fortsättning 2024" (STYR2023/939). Ett skriftligt underlag, som sammanfattar de största utmaningarna och möjligheterna, ska skickas in till styrgruppens möte 20 november.

Tidplan för att ta fram lokalprogram

Styrgruppen fick en presentation av tidplanen för att ta fram ett lokalprogram. Lokalprogrammet ska under hösten utgöra underlag till MBL (Medbestämmandelagen) vid två tillfällen, efter fakultetsledningens godkännande.

Mall för verksamhetsbeskrivning

LU Byggnad har en mall som gör det enklare att formulera en gemensam verksamhetsbeskrivning. Styrgruppens prefekter och föreståndare ska fylla i mallen. Studenterna får också möjlighet att besvara frågorna.

Organisation 2024

Under förutsättning att samlokaliseringen är möjlig behöver en organisation föreslås som hanterar det fortsatta arbetet. Det gäller även de föreslagna grupperna (delprojektgrupper eller fokusgrupper) som behöver hantera processen vidare. Representanter behöver utses och grupper formaliseras. När och hur detta ska göras kommer styrgruppen att diskutera under kommande möten.

Stormöte 26 oktober

På stormötet 26 oktober kommer prefekter och representanter från projektgruppen att presentera sitt arbete hittills.

Summering av workshopen den 13 september

Syftet med workshopen, som genomfördes 13 september, var att diskutera komplexiteten i processen och bidra till kunskap om varandras verksamheter. Syftet var också att träffas, lära känna varandra och skapa en öppen och konstruktiv dialog där alla som deltog kunde diskutera processens utmaningar, inklusive frågor om resurser och ombyggnader av lokaler.

Under dagen diskuterades fyra teman utifrån olika frågeställningar:

  • Utmaningar och möjligheter
  • Identitet
  • Kontorslokaler
  • Förändringsarbete

Nedan finns en kort sammanfattning av workshopen. Ta gärna kontakt med projektgruppen om du vill veta mer om frågeställningarna och diskussionerna.

Utmaningar och möjligheter  

Här diskuterades att de stora utmaningarna handlar om att hantera olikheter bland annat i arbetskultur och ekonomiska modeller, att balansera expansionsbehov med bevarande av identitet, och att säkerställa kompetens. En annan utmaning är risken för ryktesspridning vid otydlighet kring processen både när det gäller flytt och omorganisation. Det behövs en tydlighet och ledningen måste stå för det som är beslutat.

Sociala ytor och effektivt lokalutnyttjande är viktiga faktorer för att lyckas med samordningen. Alla var överens om att det också finns stora möjligheter och positiva delar med en samlokalisering och samorganisation. Här finns möjligheter till nya samarbeten och ännu bättre kvalitet inom både utbildning och forskning. Det är positivt att vidga sina vyer.

Effektiv kommunikation och förståelse för verksamhetens behov är nyckeln till framgång i denna process.

Identitet

Här diskuterades ämnesidentitet och organisatoriska förändringar med fokus på hur detta kan påverka forskarnas identitet och institutionens samhörighetskänsla. Här diskuterades även vikten av att ha kvar en ämnesidentitet och att fokusera på yngre generationers behov. Flexibilitet och möjligheten att flytta mellan verksamheter understryks.

Den nya institutionens namn engagerade deltagarna. Det fanns konsensus om att namnet ska vara inspirerande och inte för långt. Kan man eventuellt utlysa någon form av tävling eller uppmana medarbetare att komma med förslag? Namnet måste också fungera både på svenska och engelska. Det är dock viktigt att namnbytet inte tar fokus från institutionens uppdrag.

När det gäller identiteten är en av de viktigaste aspekterna att medarbetarna känner sig hemma i verksamheten även om namnet blir övergripande. Avdelningsnamnen kan spegla ämnestillhörigheten/identiteten.

Kontorslokaler

I denna del av workshopen presenterades visionen med lokalprogrammet där målen bland annat är att få bättre verksamhetsanpassade lokaler, effektivare lokalutnyttjande samt att kunna skapa långsiktiga lösningar.

Det finns inget facit till hur man skapar en dynamisk verksamhet, men för samverkan och synergier diskuterades hur man undviker att skapa stuprör i verksamheten. Det fanns stor samsyn kring behovet av sociala ytor. Man var överens om att alla måste kunna följa samma regler och riktlinjer för att skapa en så bra arbetsmiljö som möjligt. Behovet av kontor borde styra – inte anställningskategori.

Viktigt att bemöta oron för att den skiss som redan finns idag helt plötsligt blir det slutgiltiga förslaget. Och att det behöver finnas en tydlighet kring varför man behöver flytta, det måste vara tydligt att det finns ett behov.

Det positiva med att ändra i grupperingar för att främja nya samarbeten och nätverkande lyftes av flera. Här diskuterades även förslag om att ha en stegvis plan, att få växa in i samlokaliseringen och få känna efter vad man vill ha och behöver, vilket är svårt att veta innan inflyttning.

Det bestämdes att varje institution ska göra ett utkast på placering utifrån sina personallistor. Deadline för detta är 1 oktober. Inkomna förslag ska utgå ifrån dels tjänstekategori och principer (behöver definieras), och dels funktion och behov (behov behöver definieras).

Förändringsarbete

Den sista delen av workshopen handlade om förändring. Här togs det upp att den interna kommunikationen behöver förbättras. Flera poängterade att så som det är nu kommer det inte alltid att vara så det är inget alternativ att bara fortsätta som vanligt. En förändring kräver nödvändig och långsiktig planering.

Verksamheten påverkas av otydligheten som kommer av att varken samlokalisering eller samorganisation är beslutad. För att inte skapa för mycket oro önskades regelbunden information. Man vill också hitta tillbaka till entusiasmen, som en del menar verkar börja avta i delar av verksamheten. Här behövs stöd till prefekter och linjechefer. Det är viktigt att ha en bra dialog mellan fakulteten och institutionerna. Flera tog upp önskemål om sociala aktiviteter, till exempel frukostmöten. Vi kan säkert också lära av andra lärosäten som har gjort lyckade sammanslagningar.

Rekommendation till studierektorerna

Styrgruppen rekommenderade att prefekterna ger studierektorerna, för utbildning på grundnivå och avancerad nivå vid CEC, INES och geologiska institutionen, i uppdrag att bidra till ett av leveransmålen för höstens projekt: ”att identifiera konkreta frågeställningar inför projektets fortsättning 2024” (STYR2023/939). Senast 17 november ska styrgruppen ha fått ett skriftligt underlag som kort sammanfattar studierektorernas inledande diskussioner. Det mer långsiktiga arbetet, som beskriver gruppens slutsatser, ska presenteras i ett senare skede.

Projektorganisation under 2024

Höstens arbete förväntas ge svar på om det är möjligt att samlokalisera verksamheterna, vilket är en förutsättning för en gemensam institution. Styrgruppen diskuterade olika alternativ för hur man kan utforma projektorganisationen under 2024, så att arbetet för en gemensam institution kan inledas direkt efter årsskiftet. Diskussionen kommer att fortsätta under kommande möten.

Möjlig tidpunkt för samlokalisering

Det behövs en tydlig målbild för när samlokaliseringen kan genomföras. Vid minimal ombyggnation kan lokalerna vara klara för samlokalisering efter sommaren 2024. Möten med fastighetsägaren, Akademiska Hus, har inletts och det pågår en utredning om behoven av ombyggnation. Det pågår även en ventilationsutredning som förväntas vara klar i december. Frågan om behov av tillfälliga kontor under ombyggnaden kommer att tas upp inom kort.

Stormöte 26 oktober

Prefekter och representanter från projektgruppen kommer att presentera sitt arbetet hittills.

Inplaceringsförslag i Geocentrum

Utifrån de personallistor som presenterats av institutionerna har det tagits fram riktlinjer för inplacering i Geocentrum I och Geocentrum II. Det pågår ett fakultetsövergripande arbete på naturvetenskapliga fakulteten och Lunds tekniska högskola (LTH) för att ta fram gemensamma riktlinjer och en policy för hur arbetsrum ska fördelas. Detta arbete förväntas vara klart under hösten och kommer att påverka tilldelningen av kontorslokaler inom hela fakulteten framöver. 

Förslag på projektorganisation 2024

Ett förslag över ny projektorganisation 2024 diskuterades.

Städning och rensning förråd

Diskussion om rensning och städning av förråd. Prefekterna vid geologiska institutionen och INES ska återkomma med förslag på hur städning och rensning ska göras. Förslaget ska presenteras vid styrgruppsmötet den 20 november och innehålla namn på personer med kunskap om vad som måste sparas och vad som kan kastas, kriterier för resning samt förslag på datum för när det ska vara klart under våren 2024.

Schemaläggning

Det behöver göras en gemensam schemaläggning i TimeEdit under 2024. Inför arbetet kan schemaläggare behöva kompetensutveckling. Vårterminen 2025 kan CEC:s utbildningar komma att förläggas till Geocentrum. Ett uppdrag om gemensam schemaläggning ges av prefekter/föreståndare under 2024.

Inplaceringsarbete och principer för tilldelning av kontor

Principer för inplacering presenterades. Dessa har gjorts efter arbetet med personallistor och utgår från tjänstekategori och behov. Diskussion fördes om kök, sociala ytor och andra ytor som behövs.  

Arbete med inplaceringsförslaget ska inledas med skyddsombuden den 26 oktober. När inplaceringsförslag godkänts av styrgruppen kommer en risk- och konsekvensanalys att inledas om arbetsmiljöaspekterna av inplaceringen. Analysen ska vara klar 1 december.

Fortsatt arbete med inplaceringsförslag

Diskussion om inplaceringsförslaget som har arbetats fram. Förslaget utgår ifrån verksamheternas behov och personallistor från de tre institutionerna. Risk- och konsekvensanalyser kommer att göras separat för CEC, INES och geologiska institutionen.

Ett reviderat inplaceringsförslag ska göras. Detta ska även ha sin utgångspunkt i fakultetens nya riktlinjer för tilldelning av kontorsplats. Riktlinjerna arbetas just nu fram tillsammans med LTH och beslut väntas innan årsskiftet. Dessa riktlinjer kommer att påverka alla verksamheter inom hela fakulteten.

Inplaceringsarbetet fortsätter under våren 2024. Då ska funktioner och namn placeras in. I nuläget görs bara en bedömning utifrån hur många skrivbordsplatser och kontorsplatser som behövs. Syftet med inplaceringsarbetet är att kunna fatta beslut om samlokalisering. Även resultat av testschema har betydelse för detta beslut.

Lärdomar från andra universitet

Redovisning och diskussion om andra universitets erfarenheter av samorganisation och samlokalisering. Detta kan ge fakulteten vägledning i processen.

Övriga diskussioner

Diskussion om testschema och behov av att fördjupa CEC:s, INES och geologiska institutionens gemensamma schemaläggningsarbete. Detta behöver göras under våren 2024.

Diskussion om ekonomiska aspekter av samlokaliseringen samt att det behöver tydliggöras vad fakulteten respektive institutionerna ska bekosta när det gäller arbetet med samlokaliseringen.

Plan för städning och rensning i lokaler

INES presenterade en plan för städning och rensning av institutionens lokaler för att möjliggöra renovering och ombyggnation inför en samlokalisering i Geocentrum II. 

I planen ingår även att: 

  • Omhänderta material som ska bevaras och arkiveras
  • Bestämma vilket material som fortsatt kan användas i undervisning och forskning
  • Kasta material som inte längre kan omhändertas, eller har något värde 

I planen framgår att det kommer att behövas både arkivstöd och en anlitad expert som vet hur material ska tas om hand för bevarande.

Geologiska institutionen kommer att presentera en liknande plan för städning och rensning av sina lokaler.

Risk- och konsekvensanalyser

Risk- och konsekvensanalyser har genomförts för CEC och geologiska institutionen tillsammans med skyddsombuden. Näst på tur är INES och därefter ska det göras en gemensam analys för fakulteten tillsammans med överskyddsombudet. 

Styrgruppen betonade vikten av att arbetet följs upp och att det görs en plan för att vidta de åtgärder som föreslås i analysen. 

Rapportering till fakultetsstyrelsen

Diskussion om utkastet till den rapport som ska presenteras för fakultetsstyrelsen 13 december. Styrgruppen anser att det behöver förtydligas i rapporten att resultatet pekar på att det finns förutsättningar för en samlokalisering. 

I rapporteringen till fakultetsstyrelsen ingår att presentera identifierade konkreta frågeställningar inför projektets fortsättning under 2024. Här betonade studenterna vikten av fortsatt arbete med att säkerställa en god studiemiljö i Geocentrum. Det är också viktigt att det finns ett namn på den nya institutionen vid beslut om samorganisation.

På fakultetsstyrelsens möte den 13 december kommer projektet att redovisa och rapportera från årets arbete. Ett inriktningsbeslut för fortsatt arbete planeras till den 19 december. Detta kommer att tas upp på en MBL-information den 12 december. Enligt inriktningsbeslutet ska arbetet fortsätta enligt de slutsatser och förslag som projektledaren för projektet rapporterat till fakultetsstyrelsen. Målet är att ett beslut om samlokalisering ska tas så snart som möjligt 2024.

Inplaceringsarbetet av funktioner/namn påbörjas den 14 december med prefekter/föreståndare som är ansvariga för att tilldela medarbetare arbetsplats. Arbetet med inplaceringen kommer att fortsätta under första kvartalet 2024 för att tydliggöra hur lokalprogrammet behöver utvecklas.

Diskussion med företrädare för de två nationella strategiska forskningsområdena som CEC koordinerar är inplanerad. Syftet med mötet är att föra dialog och få input till processen kring en ny institutionsorganisation.

Diskussionerna fortsatte kring hur arbetet ska bedrivas gällande samorganisationen nästa år för utveckling av utbildningsmiljön, utlysning av tjänster, vision, namn, profil samt även hur ekonomisk stimulans/satsning kan påverka samorganisationen positivt. Frågor behöver besvaras, till exempel: Hur kan en ny institution skapa bättre förutsättningar för framtidens utmaningar? Namnet och det gemensamma visionära arbetet är viktigt och behöver sättas i gång.

Arbetet framöver kommer inte att ske genom en särskild projektorganisation. Samordningsarbetet kommer under 2024 att ledas av vicedekan Karin Hall. Avstämning och diskussioner planeras med prefekter/föreståndare, med förslaget att ha löpande möten varannan vecka. Då avstämningsmöten med representanter och prefekter har varit framgångsrika för acceptans och förankring under 2023, planeras att fortsätta sammanfatta mötesanteckningarna på samma sätt som gjorts under hösten.

Ett förslag om principer för fördelning av kostnader mellan institutionerna och fakulteten diskuterades. Det kan gälla allt från resurser till särskilda uppgifter som behöver göras, till exempel för rensning och bevarande av forskningsmaterial, utformning av testschema och andra liknande kostnader som har direkt koppling till samlokaliseringen. Då det behöver genomföras skyndsamt föreslås sådana kostnader att belasta fakulteten. Kansliet behöver nu se över möjligheten till finansiering utifrån förslaget.

Ett mycket prioriterat arbete är att skapa ett realistiskt testschema, som behöver färdigställas i mars, och just nu pågår planering av detta arbete.


Fakultetsledningens tankar

Fakultetsledningen ser stor potential i en gemensam institution, som kan bli mycket stark och inflytelserik inom ämnesområdet – både nationellt och internationellt.

Vi har tagit del av de två utredningarna som gjorts (läs rapporterna längre ner på sidan) om möjligheterna att samordna CEC, INES och geologiska institutionen i en gemensam institution. Vi håller med om att det finns stor potential i en gemensam institution när det gäller forskning, infrastruktur och administration. En sådan institution tror vi kan bli mycket stark inom ämnesområdet och inflytelserik både nationellt och internationellt. Vi ser också att undervisningen kan stärkas genom det ökade samarbete som en gemensam institution kan medföra.

Vid en sammanslagning bör CEC:s verksamheter som rör koordinering av större forskningsprogram och samverkansplattformar kunna fortsätta att bedrivas i en centrumform, som har sin organisatoriska placering vid den nya institutionen. Där skulle centret kunna få en större synlighet och närmare kontakt med grupper inom framför allt INES, vilket vi ser mycket positivt på.

Något som ytterligare kan stärka en gemensam institution är enheten för beräkningsbiologi och biologisk fysik, som från och med 1 januari 2023 är en del av CEC. Enheten har tidigare varit en del av institutionen för astronomi och teoretisk fysik.

Vi har träffat prefekterna vid de tre berörda institutionerna samt biologiska institutionen för att diskutera de båda utredningarna och förutsättningarna för att bilda en gemensam institution. Mötena visade att det finns gemensamma beröringspunkter som kan stärka utvecklingsmöjligheterna inom ämnesområdet.

Vi vill understryka hur viktiga alla medarbetare vid de berörda institutionerna är i den här processen och vi ser fram emot att gå vidare i den tillsammans.


Rapporter från utredningarna

Under 2022 genomfördes två utredningar. Den ena utredningen gjordes av en extern grupp som analyserade möjligheterna att samordna de tre institutionerna i en gemensam institution. Den andra utredningen gjordes internt på CEC och handlar om hur koordinering av större forskningsprogram och ämnesövergripande samverkansplattformar kan organiseras om institutionsstrukturen förändras.

Utredning av hur forskning inom geologiska institutionen, institutionen för naturgeografi och ekosystemvetenskap och Centrum för miljö- och klimatvetenskap kan samordnas och organiseras inom en gemensam institution

Sammanfattning:

Utredningsgruppen anser att det finns stor potential i en sammanslagning av Geologi, INES och CEC till en institution vad gäller forskning, infrastruktur, undervisning och administration, utan att den nätverksbyggande tvärvetenskapen blir lidande. Förutsättningen för en lyckad sammanslagning är att det finns en tydlig vision och målsättning från fakultetens sida, vilket bör kommuniceras med de berörda medarbetarna.

Det finns både möjligheter och risker med en sammanslagning och därför föreslår vi att fakulteten beslutar att starta ett beredande arbete med målsättningen att bilda en gemensam institution. För att leda detta arbete är det av yttersta vikt att identifiera lämpliga personer som har medarbetarnas förtroende. Det är också viktigt att de berörda medarbetarna är med i processen gällande sammanslagningen bland annat genom ett antal arbetsgrupper för att hantera centrala frågor innan ett definitivt beslut tas. Frågor att diskutera omfattar till exempel ämnesmässig profilering, namnet på den nya institutionen, inriktningar på forskargrupperingarna, organisationen av infrastrukturen, se över forskarutbildningsämnena, utveckling av grundutbildningen, lokalaspekter och så vidare. En grupp bör också se över potentiell flytt av forskare mellan en ny institution och andra institutioner, då framför allt biologiska institutionen. Arbete inom dessa grupper måste få ta sin tid, men får ej bli för långdraget, förslagsvis maximalt ett år.

Som utgångspunkt för dessa diskussioner ser vi en gemensam institution med följande struktur. Hela verksamheten samlokaliseras och den tidigare institutionsindelningen bryts upp och ersätts av nya forskargrupperingar där varje forskare ska ha möjlighet att känna tillhörighet. Forskargrupperingarna bör verka i en kollegial anda, men inte ha ekonomiskt självstyre eller besluta om rekryteringar. Nätverksverksamheten tillhör institutionen, men har en egen budget för sina aktiviteter. För att behålla sin starka tvärvetenskapliga identitet föreslår vi att den behåller namnet Centrum för miljö- och klimatvetenskap (CEC). Den bör också lokalmässigt sitta nära forskare som arbetar tvärvetenskapligt för att stärka länken mellan forskning och nätverkande. I övrigt organiseras institutionen enligt fakultetens arbetsordning, det vill säga leds av en perfekt och en relevant bemannad styrelse, etcetera.

En helt avgörande fråga för en lyckad konsolidering av en ny institution är en prefekt och en styrelse som har medarbetarnas förtroende, är lyhörd men samtidigt tydlig i sina beslut. Fakulteten bör förvissa sig om att lämpliga personer finns för att bemanna dessa uppdrag. För att ytterligare visa ett transparent ledarskap är det av vikt att bilda ett beredande organ med representanter för de olika forskargrupperingarna och nätverksverksamheten. Detta beredande organ, strategiskt forskningsråd, bör fokusera på strategier vad gäller profilering, inklusive inriktning på nyanställningar inom forskning.

Basadministrationen bör samlokaliseras för att optimera kompetensen och stärka redundansen. Forskningskoordinatorer och forskningsinformatörer bör sitta tillsammans och nära den relevanta forskningsverksamheten. För att utbyta erfarenheter och kunskaper bör den tekniska personalen formeras i en arbetsgrupp, men lokalisering får organiseras efter behoven. Till exempel kommer en gemensam institution ansvara för högkvalitativa forskningsinfrastrukturer och teknikerna bör lokaliseras enligt sina ansvarsområden.

En organisationsförändring av den dimension vi här talar om innebär oro hos personalen och väsentligt merarbete under övergångstiden. För att underlätta detta arbete och få till ett smidigt genomförande behöver resurser skjutas till, både för att kompensera för förlorad arbetstid, men också för att stärka verksamheten med strategiska nyanställningar.


Rapporten i sin helhet

Läs rapporten om den externa utredningen (PDF, 674 kB, ny flik)

Hela rapporten skickades till alla medarbetare vid de tre berörda institutionerna i mitten av november 2022.

Utredning av hur CEC:s verksamheter som rör koordinering av större forskningsprogram och ämnesövergripande samverkansplattformar kan organiseras om institutionsstrukturen förändras

Sammanfattning:

Utredningen har studerat hur Centrum för miljö- och klimatvetenskaps (CEC) verksamheter som rör koordinering av större forskningsprogram och ämnesövergripande samverkansplattformar bör organiseras om den forskning och utbildning inom miljö- och klimatområdet som idag bedrivs inom CEC samordnas och organiseras inom en gemensam institution som också innefattar institutionen för naturgeografi och ekosystemvetenskap (INES) samt geologiska institutionen. Utredningen har fokuserat på möjligheterna att initiera, facilitera och bedriva tvär- och transdisciplinär forskning, samverkan och kommunikation inom miljö- och klimatområdet, men enligt utredningsdirektiven inte konsekvenser för utbildningen. I utredningen ingår konsekvenser för matrisorganisationer som koordineras från CEC:s profilområde ClimBioSiS (Sustainable solutions in the climate change – biodiversity – social nexus), de strategiska forskningsområdena BECC (Biodiversity and Ecosystem Services in a Changing Climate) och MERGE (ModElling the Regional and Global Earth system), samverkansinitiativet LU Land, Hållbarhetsforum, forskarskolorna ClimBEco (Climate, Biodiversity and Ecosystem services in a changing world) och Agenda 2030, samt Marint Centrum. Utredningen har baserats på en kombination av studier av dokumentation, möten med medarbetare och samarbetspartners, samt jämförande betraktelser av motsvarande organisationer nationellt och internationellt.

CEC är idag fakultetens miljövetenskapliga institution som samtidigt samordnar ett antal matrisverksamheter. Kärnan i verksamheten är ett uppdrag från fakulteten att inom miljö- och klimatområdet vara en forskningsaktör, koordinator, mötesplats, nod för kompetensförsörjning, och en kunskapsbank och arena för samverkan. Verksamheten bygger därmed på att utifrån en tvär- och transdisciplinär kärna arbeta med matrisorganisationer, där den fakultetsfinansierade kärnverksamheten och de matrisverksamheter som finansierats i särskild ordning har utvecklats synergistiskt. Kärnverksamheten har medfört möjligheter att ta initiativ och skapat kontinuitet, medan matrisverksamheterna har vidgat nätverken och tillfört resurser. Detta har dock inte varit utan svårigheter, som delvis beror på den organisatoriska komplexitet som organisationsformen skapat.

Utredningen har studerat hur två alternativa organisationsformer, centrum respektive nätverksorganisation, skulle relatera till ett antal kritiska framgångskriterier. Vi har definierat skillnaden mellan centrum och nätverksorganisation enligt följande: Ett centrum har ett tydligt uppdrag att initiera, facilitera och bedriva tvär- och transdisciplinär verksamhet, till vilken akademisk personal knyts för att leda och bedriva forskning och samverkan. Det har vidare en övergripande administration som samordnar och understödjer matrisverksamheter. Vid en nätverksorganisation bedrivs ingen forskning, och kärnan utgörs av en professionell organisation för att stödja de ingående matrisorganisationernas verksamhet.

De kriterier som organisationsformerna bedömdes utifrån var: legitimitet, ledarskap, incitament, administrativ kompetens och attraktivitet. Utredningen har bedömt att en framtida verksamhet behöver ett relativt oberoende och en egen synlighet för att skapa legitimitet. Detta uppnås av att den leds av en styrelse som representerar olika delar av verksamhetens intressenter, och med förfogande över tilldelade medel. Den organisatoriska placeringen av verksamheten bedöms ha mindre betydelse. Oavsett organisationsform, bör verksamheten vara fysiskt samlad för att erbjuda en tvärvetenskaplig miljö för möten mellan forskare och för att utgöra en hållbar arbetsplats med redundans när det gäller administration av tvär- och transvetenskaplig verksamhet, inklusive matrisverksamheterna.

Utredningens bedömning är att det för att understödja excellent forskning med mätbart genomslag i samhället, i linje med den internationella och nationella forskningspolitiska styrningen från EU och Sveriges regering, departement och statliga finansiärer, krävs en organisation med långsiktiga ekonomiska så väl som organisatoriska muskler som medger en hög ambition att dynamiskt vidareutveckla strategiska forsknings- och samverkansinitiativ, inklusive att samordna befintliga och initiera nya matrisverksamheter. En stark organisation och resurssättning ger möjlighet till långsiktig verksamhetsutveckling som är attraktiv nog att engagera seniora forskare både från naturvetenskapliga fakulteten och övriga universitetet, och ger möjlighet att rekrytera forskare för att utveckla tvärvetenskaplig forskning och samverkan. Detta talar enligt utredningen starkt för ett centrum med möjlighet att långsiktigt knyta till sig forskare/lärare för att utveckla både forskning och samverkan tillsammans med samverkande institutioner. Möjligheten att knyta till sig lärare/forskare på deltid i varierande omfattning beroende på uppdrag är avgörande.

Förutsättningarna för centrumverksamheten kommer starkt att påverkas av om den miljövetenskapliga utbildningen är knuten till den eller ej. Utredningen har inte heller utrett konsekvenser för utbildningen av olika sätt att organisera verksamheten. Om den miljövetenskapliga utbildningen inte placeras vid centrumet, behöver centrumet få tillräcklig tillgång till andra mekanismer som skapar incitament för forskare/lärare från olika ämnen att delta i verksamheten. Detta kan handla om medel för friköp, doktorand/postdoktor program, möjlighet att utveckla tvärvetenskapliga forskningsprojekt, stöd vad gäller samverkan och kommunikation, med mera.

Utredningen ser det också som möjligt att skapa en nätverksorganisation, som då bör ha ett brett uppdrag att facilitera tvärvetenskaplig forskning, samverkan och kommunikation. Kärnan i en sådan verksamhet kommer att vara befintliga matrisorganisationer i skärningspunkterna mellan klimat, ekosystem, och samhälle. Utredningen ser en risk att en nätverksorganisation minskar incitamentet och förmågan att behålla befintliga och utveckla nya tvärvetenskapliga initiativ som inte associerar till detta område. En nätverksorganisation kan inte heller fungera som legitim plattform för att placera fakultets- och institutionsövergripande forskningsprojekt. Slutligen identifierar utredningen en risk att den stödjande verksamheten inte längre har samma kontakt med tvärvetenskaplig forskning vilket kan göra arbetsplatsen mindre attraktiv för administratörer med särskild kompetens att understödja tvär- och transdisciplinär verksamhet.

Utredningens slutsats är därmed att fakulteten har möjlighet att i första hand skapa ett kraftfullt centrum för tvär- och transvetenskaplig forskning, samverkan och kommunikation inom miljö- och klimatområdet. En tydlig vetenskaplig identitet kan skapas utifrån ett naturvetenskapligt perspektiv på miljöforskningsämnet, där jordens resurser och kapacitet att assimilera mänsklig påverkan sätter gränser för tillvaron, och som kopplar till andra vetenskaper för att inom denna ram hantera de globala målen inom Agenda 2030 och de svenska miljökvalitetsmålen. På detta sätt kan forskare från fakultetens olika institutioner, liksom forskare vid andra fakulteter, engageras i verksamheten med lämpliga associationsmekanismer. Ett sådant centrum blir därmed ett instrument för att leva upp till Lunds universitets strategi för hållbar utveckling 2019–2026 och dess betoning av samverkan över ämnesgränser för att bidra till hållbar utveckling.


Rapporten i sin helhet

Läs rapporten om CEC:s interna utredning (PDF, 919 kB, ny flik)

Kontakt


Carina Jarl
Projektkoordinator
Kontaktuppgifter till Carina Jarl (medarbetarwebben.lu.se)

Karin Hall
Vicedekan med särskilt ansvar för samordningen av en gemensam institution
Kontaktuppgifter till Karin Hall (medarbetarwebben.lu.se)

Martin Berggren
Institutionsrepresentant, INES
Kontaktuppgifter till Martin Berggren (medarbetarwebben.lu.se)

Raimund Muscheler 
Institutionsrepresentant, geologiska institutionen
Kontaktuppgifter till Raimund Muscheler (medarbetarwebben.lu.se)

Yann Clough
Institutionsrepresentant, CEC
Kontaktuppgifter till Yann Clough (medarbetarwebben.lu.se)