Arbete med omorganisation av institutionen för astronomi och teoretisk fysik

Dekan Sven Lidin gav följande muntlig information:

Välkomna till detta sista informationsmöte innan jul. 

Som ni säkert sett och hört den senaste veckan har flera medier rapporterat om beslutet att avveckla institutionen som organisatorisk enhet. Jag har blivit kontaktad av ett antal journalister och har svarat på många frågor. Jag har valt att göra detta då min uppfattning är att det är viktigt att det som rapporteras i media är så korrekt som möjligt, så att inga rykten sprids. Den chansen ökar om jag svarar på frågor. 

Sedan vårt senaste möte har vi annars arbetet vidare med alla processer kring omorganisationen.  
Beslutet i Primula om ändrad placering av all personal vid institutionen ledde. som ni redan vet, till att era mejladresser ändrades. Det var inte avsikten att det skulle hända förrän den 1 januari 2023. Detta orsakade en del problem. Men vi jobbar med detta för att se hur vi kan lösa det på bästa sätt. 

De skriftliga besluten om nya organisatoriska placeringar, som alla ska få, är påskriva och på väg. Ni bör få dessa i slutet av veckan eller i början på nästa.  

Igår fattade jag också ett beslut om att all utbildning, både på grund- och avancerad nivå och forskarnivå, ska placeras vid fysiska institutionen från den 1 januari 2023. Två grupper kommer att arbeta med hur utbildningen ska organiseras efter 2023. Arbetsgrupperna kommer att ledas av professor Olle Söderman. Den ena gruppen kommer att arbeta under fakultetens utbildningsnämnd och den andra under fakultetens nämnd för utbildning på forskarnivå. Arbetsgrupperna kommer att utses i januari 2023.  

I och med att dessa beslut fattats har alla de formella beslut som planerades att fattas inför 1 januari tagits. Det är viktigt att komma ihåg kurser och program kommer att kunna sökas som vanligt nästa år.

Sedan är det mycket kvar att göra under 2023. Ett exempel på en sådan uppgift är att avveckla institutionens nuvarande hemsidor och föra över och lägga upp information på mottagande institutioners webbplatser. Detta arbete koordineras av fakultetens kommunikationschef Johanne Elde. Dessutom kommer Cecilia Billgren att även under våren koordinera arbetet i de delar som fakulteten ska vara involverad i. Men från årsskiftet kommer det fortsatta arbetet i huvudsak ske inom era nya institutioner och det är också där ni kommer att få den information ni behöver. 

Detta är som sagt det sista informationsmötet för i år och troligen även det sista informationsmöte vi har i denna form med anledning av omorganisationen. Om det finns behov så kommer jag naturligtvis att bjuda in till denna typ av möten även framöver.

Slutligen vill jag tacka er för att ni bidragit till att föra denna process framåt. Det är en svår tid för många av er. Men jag hoppas och tror att det nu har vänt och att när vi om några år ser tillbaka så ser vi att 2023 var starten på något nytt som blev riktigt bra.

Jag önskar er alla en god jul och en skön ledighet!

Dekan Sven Lidin gav följande muntlig information:

Det är en vecka sedan fakultetsstyrelsen beslutade om att institutionen för astronomi och teoretisk fysik ska upphöra som organisatorisk enhet. Idag vill jag informera er om ett antal uppföljningsbeslut som är ett resultat av styrelsebeslutet.

LTH:s styrelse har beslutat om att godkänna inrättandet av en ny avdelning för astrofysik inom fysiska institutionen. Prefekten vid fysiska institutionen har därefter skapat avdelningen och ett kostnadsställe har upprättats. Avdelningen för astrofysik blir en del av fysiska institutionen från och med 1 januari 2023.

Jag har fattat beslut om att den verksamhet som för närvarande bedrivs vid institutionen för astronomi och teoretisk fysik ska placeras vid fysiska institutionen, geologiska institutionen samt Centrum för miljö- och klimatvetenskap, i enlighet med planen.

Efter mitt beslut fattade prefekten för fysiska institutionen ett övergripande beslut om placering av alla individer på avdelningar inom fysiska institutionen. Dessa beslut fattades inom ramen för fakultetsstyrelsens ursprungliga beslut. Personalen har fått detta beslut på svenska och det kommer inom kort att finnas tillgängligt på engelska.

I måndags hade jag en diskussion med facken om individuella placeringar för anställda och vi är överens om att alla förhandlingar bör avslutas i tid så att avdelningscheferna kan göra placeringar i Primula senast 9 december. Personalen kommer sedan att få automatiskt genererade meddelanden och senare kontrakt som undertecknas av mig och personalchefen.

Under veckan har vi börjat arbeta med arbetsmiljöfrågorna tillsammans med en extern partner. Detta kommer att göra det möjligt för oss att hantera styrning, ledning och relationer. Målet är att arbeta för en förbättrad arbetsmiljö för alla. Detta är ett långsiktigt projekt som kommer att hantera relationer mellan individer, organisation och ledning under hela 2023.  

I enlighet med fakultetsstyrelsens beslut kommer jag att besluta om att alla utbildningar som tidigare administrerats av institutionen för astronomi och teoretisk fysik tillfälligt ska placeras vid fysiska institutionen under 2023. Detta gäller all utbildning på grundnivå och avancerad nivå samt utbildning på forskarnivå. Under 2023 kommer beslut att fattas om den permanenta placeringen av utbildningen för 2024 och framåt. Detta arbete kommer att utföras i två arbetsgrupper som leds av professor Olle Söderman. Den ena gruppen kommer att arbeta under utbildningsnämnden och den andra under nämnden för utbildning på forskarnivå.

Arbetet med att dela upp ekonomin kommer att utföras på fakultetsnivå. Arbetet kommer att ledas av ekonomichef Monica Bengtsson, och jag kommer personligen att vara involverad i processen. Besluten kommer att fattas av fakultetsstyrelsen som en del av det normala budgetförfarandet.

Andra praktiska frågor som rör fysisk placering, access till byggnader, behörigheter, e-post och så vidare kommer att behandlas i det kommande arbetet.

Jag och alla som arbetar parallellt med dessa processer försöker vara så transparenta som möjligt i vårt arbete. Den webbsida som handlar om omorganisationen kommer kontinuerligt att uppdateras och utökas allteftersom arbetet med utbildning och andra frågor fortskrider.

Vårt nästa informationsmöte kommer att äga rum den 14 december klockan 14.45 och jag hoppas kunna förmedla ytterligare information vid det tillfället.

Dekan Sven Lidin gav följande muntlig information:

Idag har fakultetsstyrelsen, i enlighet med mitt förslag, enhälligt fattat beslut om att institutionen för astronomi och teoretisk fysik upphör från och med den 1 januari 2023. 

Jag hoppas att fakulteten med detta beslut skapar förutsättningar för alla att få en god arbetsmiljö.
Och att vi genom omorganisationen också långsiktigt ska kunna fortsätta bedriva framgångsrik forskning och utbildning inom era ämnesområden. 

Under morgondagen kommer ni alla att få ett mejl med det formella beslutet och även det underlag som skickades till fakultetsstyrelsen inför beslutet. I nuläget finns underlaget endast på svenska men så fort det är översatt kommer det att också skickas ut på engelska.

Jag förstår om det finns väldigt många frågor och jag kommer informera om några saker idag och sedan kommer vi tillbaka med mer detaljer och i andra frågor så fort vi kan. 

Planen för det fortsatta arbetet är att det kommer att fattas individuella beslut om ändrad placering för alla anställda enligt de rutiner som finns för detta. För de av er som är fackligt anslutna fattas besluten efter förhandling med personalorganisationerna. Beslutet registreras sedan i det personaladministrativa systemet Primula och ni kommer att få ett mejl när beslutet är fattat. Sedan kommer alla också att få ett skriftligt beslut.

När man flyttar anställningar så sker det automatiskt ändringar i universitetets person- och adresskatalog LUCAT. Den styr vad som visas på hemsidorna och påverkar behörigheter och annat i olika andra system. Vi håller på att gå igenom detta för att så långt möjligt säkerställa att det blir så få problem som möjligt vid årsskiftet när alla era organisatoriska tillhörigheter ändras.

Ni kommer alla att få nya mejladresser, men era nuvarande mejladresser kommer att fortsätta att fungera. Mejl som skickas till dessa vidarebefordras till era nya adresser. Det är alltså ingen risk att mejl inte kommer fram och det finns ingen tidsbegränsning för vidaresändningen. 

Lokalfrågan är en annan fråga som återkommande tagits upp. Som jag sagt tidigare är målsättningen alltid att personalens fysiska placering ska återspegla den organisatoriska placeringen. Fakulteten kommer tillsammans med de mottagande institutionerna att jobba vidare med denna fråga under 2023. 

Det finns även många andra frågor att jobba vidare med. Nu håller vi på att gå igenom vad som behöver göras och hur och när det bör göras. Många delar hålls samman av fakulteten men mycket arbete kommer att behöva göras av mottagande verksamheter. Här kommer fakulteten att stötta på olika sätt för att den förändringen som nu påbörjas ska bli så bra som vi hoppas.

Detta har varit en snabb process med tajt tidplan under hösten. Jag är mycket glad över att vi kommit så här långt och att vi har kunnat ha öppna och många konstruktiva samtal och möten. Nu tar vi nästa steg i denna process och vi kommer naturligtvis att fortsätta att träffas i olika konstellationer så att denna omorganisation ska gå så smidigt som möjligt för er alla. Detta är viktigt för er, för fakulteten och för hela universitetet. 

Nästa möte är den 7 december, klockan 9.00-9.30 och då hoppas jag har ännu fler svar på olika detaljer i processen.

Dekan Sven Lidin gav följande muntlig information:

Den 15 november MBL-förhandlade vi förslaget om att institutionen för astronomi och teoretisk fysik ska upphöra som organisatorisk enhet från och med 1 januari 2023. Facken hade inga invändningar, vilket betyder att fakultetsstyrelsen kan fatta beslut om detta den 29 november. Förutsatt att styrelsen fattar beslut enligt förslaget, kommer det sedan att fattas beslut om att inrätta en avdelning för astrofysik inom fysiska institutionen.

Därefter fattar jag beslut om ändrad placering för alla anställda vid institutionen för astronomi och teoretisk fysik, och prefekten för fysiska institutionen fattar beslut om placering inom fysiska institutionen. Här ska först ske individuella förhandlingar för de medarbetare som är fackligt anslutna, så det kommer att dröja någon vecka in i december innan dessa beslut kan fattas.

Fokus har hittills varit på de övergripande frågorna, men nu när vi kommit så här långt är det mycket praktiska frågor som ska lösas och vi jobbar med dessa. Vissa saker behöver lösas innan årsskiftet medan annat, som till exempel uppdelning av ekonomin och var ansvar för olika grundutbildningskurser ska ligga från 2024, är sådant vi kommer att arbeta med under vårterminen 2023.

Nästa informationsmöte är den 29 november klockan 14.00–14.30, direkt efter att fakultetsstyrelsen har haft sitt extrainsatta möte för att besluta om förslaget att institutionen för astronomi och teoretisk fysik ska upphöra.

Vi är tacksamma för de konstruktiva diskussioner vi har haft med många av er och med fackföreningarna om denna svåra process, och vi behöver fortsätta arbeta tillsammans för att det ska bli bra för alla inblandade.

Dekan Sven Lidin gav följande muntlig information:

Som de flesta av er vet så ändrades under förra veckan planen för omorganisationen. Vi ser nu att den större gruppen från enheten astronomi, som rekommenderas att placeras vid fysiska institutionen, efter omorganisationen ska bilda en egen avdelning där. Denna ska kallas avdelningen för astrofysik. 

Det kommer att ligga ett stort ansvar på ledningen för den nya avdelningen för astrofysik. Vi kommer också att behöva arbeta tillsammans med att få integrationen av denna nya avdelning vid fysiska institutionen att fungera.

Vi behöver också se till att samarbetet kan utvecklas mellan de anställda vid institutionen, som i framtiden kommer att arbeta vid fysiska institutionen och institutionen för geologi. Här har vi haft konstruktiva diskussioner om detta, särskilt med de som förväntas ingå i den nya ledningen för avdelningen för astrofysik. 

Under förra veckan har vi också slutfört risk- och konsekvensanalyser för omorganisationen. Dessa har gjorts tillsammans med ledningen för institutionen för astronomi och teoretisk fysik, de mottagande institutionerna samt med skyddsombuden vid de berörda institutionerna. Dokumenten har nu skickats till personalorganisationerna.  

Nästa informationsmöte är den 16 november klockan 9.00-9.30, det vill säga efter att MBL-förhandlingen ägt rum den 15 november. 

Joachim Schnadt, prefekt vid fysiska institutionen gav följande information, som främst berör enheten för astronomi:

Under de senaste veckorna har jag och ledingen för fysiska institutionen haft många diskussioner och möten med föreståndarna för avdelningarna vid institutionen. Jag, och hela institutionsledningen, har efter dessa möten kommit fram till att vi behöver ändra den arbetshypotes som vi hittills arbetat efter.

Vi ser nu att den enda gångbara vägen för den fortsatta processen för omorganisation av institutionen för astronomi och teoretisk fysik är att enheten astronomi bildar en egen forskningsavdelning på fysiska institutionen. Denna ska benämnas Avdelningen för astrofysik.

Ur ett integrationsperspektiv är detta inte på något sätt någon ideal lösning, men det är den enda som finns i detta läge. Denna organisatoriska lösning innebär att alla astrofysiker får ett stort ansvar och kommer att behöva arbeta hårt för att integrera verksamheterna på fysiska institutionen.

Fysiska institutionen förväntar sig också en mycket stor vilja till samarbete och samverkan. Vi förväntar oss att alla kommer att jobba för att integreringen lyckas och att alla accepterar att det kommer att vara fysiska institutionens rutiner, processer och arbetssätt som kommer att gälla för er och för oss alla. Under de kommande veckorna kommer vi att arbeta fram ett antal avstämningsbara mål som regelbundet ska följas upp. Det finns flera grundförutsättningarna för en lyckad integration. Jag vill nämna några här: 

• Avdelningen för astrofysik kommer under 2023 flytta från Astronomihuset och in i fysiska institutionens lokaler.  
• Den nya avdelningens namn kommer att vara Avdelningen för astrofysik. Denna kommer att vara en del av etableringen i Science Village.
• Föreståndaren för Avdelningen för astrofysik kommer att få stöd av en eller två externa biträdande avdelningsföreståndare. Dessa kommer att utses av prefekten för minst en mandatperiod (tre år). 
• För att ge avdelningsföreståndaren ett bra utgångsläge ska denne stödjas genom ett riktat stödpaket, som bland annat innehåller kompetensbehovsinventering och kompetensutveckling.

Jag vill understryka att jag ser mycket fram emot att arbeta tillsammans med avdelningsföreståndaren för Avdelningen för astrofysik. Jag vill också här nämna att teoretisk partikelfysik under de senaste åren har axlat ett stort ansvar för att hålla igång institutionen för astronomi och teoretisk fysik, genom att ta på sig oproportionerligt många uppdrag. Avdelningen för astrofysik kommer även under 2023 att bidra till att finansiera de personer på teoretisk partikelfysik som innehaft dessa uppdrag.

Avdelningen för astrofysik ska så småningom fullt ut ingå i fysiska institutionens modell för fördelning av fakultetsmedel. Vad en sådan omläggning innebär kommer att analyseras under 2023 med efterföljande beslut om en möjlig övergångsperiod på maximalt tre år från och med 1 januari 2024. Samma gäller naturligtvis även för verksamheterna som kommer till fysiska institutionen från enheten teoretisk partikelfysik.

När det gäller grundutbildningen så kommer den under 2023 att fortlöpa som planerat och planlagt. Därefter kommer det att ske förändringar som syftar till att integrera utbildningen fullt ut i fysiska institutionens grundutbildning. Vi förväntar oss att alla astrofysiker deltar på ett konstruktivt sätt i detta arbete. Mastersstudenter kommer att erbjudas samma villkor som alla mastersstudenterna på fysiska institutionen.

När det gäller forskarutbildningen så kommer alla antagna doktorander kunna följa de allmänna studieplanerna som gällde vid deras antagning fram till disputationen. Under 2023 kommer de allmänna studieplaner att revideras. Samtliga allmänna studieplaner för forskarutbildning vid fysiska institutionen kommer därefter ha exakt samma innehåll och ordalydelse. 

Fysiska institutionen förväntar sig att alla astrofysiker mycket aktivt kommer att delta i integrationsarbetet, till exempel genom deltagande i gemensamma aktiviteter. Vi förväntar oss att se en framväxande och ökande växelverkan med verksamheterna på fysiska institutionen, inom forskning och utbildning.

Slutligen hoppas jag att det blivit tydligt genom denna information att det kommer att finnas både stöd och styrning i förhållande till Avdelningen för astrofysik. En hel del arbetssätt kommer att behöva förändras. Även om vissa förändringar kommer att kännas smärtsamma jag är övertygad om detta kommer att vara positivt för utvecklingen av en kommande avdelningen för astrofysik. Likaså är jag övertygad om att fysikområdet kommer att stärkas genom att stora delar av institutionen för astronomi och teoretisk fysik integreras i fysiska institutionen.

Dekan Sven Lidin gav följande muntlig information:

Först och främst vill jag säga att jag är medveten om att det råder stor oro just nu och att det här är en svår process för många.

Jag har fått flera brev med frågor, funderingar och farhågor. Och jag lovar att besvara de frågor som kommit in, när jag har svar att ge. Sydsvenskan har också nyligen skrivit om omorganisationen av institutionen. Naturligtvis påverkas alla på arbetsplatsen av en så utdragen konflikt som denna.

Jag är också medveten om att min rekommendation att upplösa institutionen inte automatiskt löser institutionens arbetsmiljöproblem, men en omorganisation är ett steg framåt och gör det möjligt för oss att arbeta mer effektivt med arbetsmiljöfrågorna. Vi måste ta detta steg framåt.

Sedan vårt senaste möte har jag, Olle Söderman och Marianne Sommarin träffat prefekten på fysiska institutionen samt föreståndaren på Centrum för miljö- och klimatvetenskap, tillsammans med den undervisnings- och forskningspersonal som planeras ha sin organisatoriska placering vid respektive verksamhet. Mötet med prefekten på geologiska institutionen och den grupp som planeras ha sin placering där, ställdes in på grund av sjukdom, men kommer att äga rum i nästa vecka. 

Även om det finns många frågor att ta itu med är jag glad att se att det finns goda relationer mellan grupperna här på institutionen och de mottagande verksamheterna. Det finns såklart åsiktsskillnader, till exempel om det är nödvändigt att fördela astronomer på mer än en avdelning på fysiska institutionen. Men jag vill tro att våra diskussioner fördes i en god anda. På många frågor har vi helt enkelt inte svar ännu, och det är väntat.

Vi försöker få det viktigaste beslutet fattat så snabbt som möjligt, och det är frågan om er nya organisatoriska placering. Alla andra frågor måste lösas senare. Frågor som rör ekonomi, kontorsutrymmen och så vidare kommer att kräva mycket arbete under 2023.

Det har varit många frågor om hur undervisningen kommer att påverkas av omorganisationen. Jag vill understryka att undervisningen på program och kurser 2023 kommer att genomföras som planerat. Syftet med omorganisationen är inte att ändra läroplaner. Förändringar i dessa bör ske över tid som ett svar på förändrade behov hos våra studenter och i samhället, samt förändringar av innehållet i vårt vetenskapsområde.

Slutligen vill jag berätta att det pågår ett arbete med en risk- och konsekvensanalys av omorganisationsprocessen. Det är ett standardförfarande att försöka förutse utmaningar som uppstår till följd av förändringar som denna och att föreslå åtgärder för att mildra dem.

Risker bedöms för personal och studenter samt för verksamheter och miljöer – för såväl institutionen för astronomi och teoretisk fysik som för de mottagande verksamheterna. Möten hålls med skyddsombud vid respektive verksamhet. Risk- och konsekvensbedömningarna kommer att ingå i MBL-förhandlingarna den 15 november, som en förberedelse inför fakultetsstyrelsens möte den 29 november.

Vårt nästa möte kommer att hållas den 10 november klockan 15.00–15.30.

Dekan Sven Lidin gav följande muntlig information:

Efter intervjuer med institutionens forskande och undervisande personal samt biträdande universitetslektorer (BUL), finns nu en bild av hur omorganisationen av institutionen kan gå vidare. Detta innebär – under förutsättning att beslut tas av fakultetsstyrelsen – att institutionen för astronomi och teoretisk fysik kommer att upplösas från och med den 1 januari 2023.

Arbetshypotesen för de organisatoriska placeringarna är:

• Enheten teoretisk partikelfysik föreslås att bli en del av fysiska institutionen. En trolig mottagare är avdelningen för partikelfysik.
• Enheten beräkningsbiologi och biologisk fysik föreslås i första hand att bli en del av Centrum för miljö- och klimatvetenskap (CEC).
• Enheten astronomi behöver delas i två delar, en mindre och en större.
  Den mindre gruppen astronomer bör placeras vid geologiska institutionen.
  Den större gruppen astronomer bör placeras vid fysiska institutionen. Denna grupp kommer troligen att behöva fördelas över två befintliga avdelningar vid fysiska institutionen. Detta är det jag kommer att rekommendera prefekten för fysiska institutionen.

Jag har haft diskussioner med prefekten på fysiska institutionen, prefekten på geologiska institutionen samt föreståndaren vid Centrum för miljö- och klimatsvetenskap (CEC), och de är införstådda med arbetshypotesen och med att ta emot respektive grupp för att nå en fungerande lösning. 

Jag vill betona att skälet till denna omorganisation är att ge oss de nödvändiga verktygen för att hantera arbetsmiljösituationen på institutionen för astronomi och teoretisk fysik, och jag anser att den här nya organisatoriska placeringen ger oss de bästa möjligheterna att skapa en bra arbetsmiljö för alla. 

Min avsikt är att föreslå denna lösning vid ett extrainsatt fakultetsstyrelsemöte den 29 november.

Vägen framåt:

Fysiska informationsmöten kommer att hållas med de identifierade grupperna samt prefekt och föreståndare för de mottagande institutionerna. Dessa möten kommer att hållas i nästa vecka, eller tidigt veckan därpå. 

MBL-förhandlingar kommer att hållas 15 november.

Fakultetsstyrelsen kommer att hålla ett extrainsatt möte 29 november. Då ska de fatta beslut om huruvida institutionen för astronomi och teoretisk fysik ska upplösas.

Därefter beslutar jag om organisatorisk placering av grupperna. Detta görs i samråd med prefekter/föreståndare på berörda institutioner samt eventuellt även LTH.

Dekan Sven Lidin gav följande muntlig information:

Det jag först och främst vill säga idag, är att det är mycket viktigt att ha dessa möten så att alla anställda har möjlighet att få förstahandsinformation om var vi är i processen och vilket som är nästa steg. Det är också ett tillfälle för er att ställa frågor. Vi kommer att publicera svar på alla de frågor som kommer upp på detta möte på den webbsida som rör omorganisationen. 

Sedan förra mötet den 13 september har Olle Söderman, Marianne Sommarin och Cecilia Billgren träffat alla lärare och forskare med tillsvidareanställning samt biträdande universitetslektorer.
Dessa samtal har resulterat i att de nu fått en bild av hur samarbeten med mera ser ut idag och hur forskare och lärare ser på framtiden till exempel vad gäller forskningssamarbeten, utbildning och organisatorisk tillhörighet. 

Nästa steg är bland annat att prata med ledningen på fysiska institutionen. Det är viktigt då fysiska institutionen är huvudsaklig mottagare av verksamheter från institutionen för astronomi och teoretisk fysik. Jag återkommer framöver om detta vid våra möten. 
    
Jag skulle också vilja passa på att göra några förtydliganden av saker jag sagt tidigare och som jag förstått skapat oro. 
    
Från olika håll har jag hört att studenter är oroliga. Jag är därför mycket tacksam om ni på institutionen som träffar studenter kan hjälpa dem att förstå vad som händer. Det är viktigt att veta att studenter som är antagna till en utbildning vid institutionen kommer att kunna fullfölja denna. Alla studenter har även möjlighet att ta upp frågor med sina studentrepresentanter. Jag har möten med dem varannan vecka och då finns möjlighet att ta upp frågor som kommit upp. 

En annan sak som har väckt frågor är en information som jag gav vid mötet den 30 augusti. Här nämnde jag att vi i dagsläget inte ser att arbetet med omorganisationen kommer att leda till några uppsägningar. Min avsikt med att nämna detta var att jag ville vara tydlig med att arbetet med att organisera om verksamheten vid institutionen inte görs för att minska kostnader eller dra ner på personal. Men vi vet inte hur vår ekonomi kommer att se ut i framtiden och hur den kan komma att påverka verksamheten.

Jag vill understryka att det är den organisatoriska placeringen av alla anställda som planeras att vara förändrad den 1 januari 2023. Det kommer därefter att finnas mycket kvar att arbeta vidare med under 2023. Till exempel så kommer budgetarbetet för 2023 att löpa på som planerat. Sedan krävs fortsatt arbete med ekonomin under våren 2023. Här finns mycket att diskutera och hantera.

Nästa informationsmöte är torsdagen den 13 oktober klockan 9.00-9.30. Ni kommer att få ett mejl med inbjudan. Då får ni även information om tiderna för de informationsmöten som är inbokade resten av året. Som vanligt publiceras dagens information på webbsidan under veckan.

Dekan Sven Lidin gav följande muntlig information:

Arbetet har gått vidare kring processen med en förändrad organisation för institutionen. Det förslag som jag tillsammans med Olle Söderman och Marianne Sommarin arbetar på innebär att institutionen för astronomi och teoretisk fysik att delas upp. Fysiska institutionen kommer att vara huvudmottagare av verksamheterna. Vi har därför nu påbörjat diskussioner med prefekten för fysiska institutionen.

Den första frågan som behöver lösas är vilka framtida placeringar som är bäst för forskningen och undervisningen. Alla tillsvidareanställda lärare och forskare samt biträdande universitetslektorer har därför nu fått erbjudande om ett möte med Olle Söderman, Marianne Sommarin och Cecilia Billgren.

Syftet med dessa möten är att få en bild av vilka möjliga framtida tillhörigheter som lärare och forskare ser med andra forskargrupper, avdelningar och institutioner på kort och på lång sikt. Doktorander, postdoktorer och forskare med tidsbegränsade kontrakt kommer naturligtvis att placeras tillsammans med sina forskargruppsledare.

Var stödet behövs, det vill säga var administrativ personal kommer att ha sin framtida placering, kommer i nästa steg. Relativt snart kommer även administrativ personal att erbjudas möten för att prata om detta.

Jag tror att ett tätt samarbete med personalorganisationerna är viktigt för att detta ska blir så bra som möjligt. Därför sker avstämningsmöten med dem varje vecka.

Det finns nu även en översiktlig tidplan som innebär att arbetet med att ta fram ett förslag till ny organisation ska vara klart i slutet av oktober. Detta för att förslaget ska kunna MBL-förhandlas i mitten av november. Tidsplanen för hur arbetet ser ut publiceras på webbsidan inom kort.

Jag har kallat till ett särskilt insatt informationsmöte med fakultetsstyrelsen den 12 oktober. Därefter kan fakultetsstyrelsen fatta beslut i slutet av november. Förutsatt att fakultetsstyrelsen beslutar om en förändrad organisation ska denna vara organisatoriskt genomförd den 1 januari 2023. Det vill säga att då ska alla ha en ny organisatorisk placering. Däremot kommer mycket av det praktiska kring ekonomi, lokaler och fysiska placeringar med mera att behöva arbetas vidare med under våren.

Gällande fysiska placeringar så är målsättningen alltid att personalens fysiska placering ska återspegla den organisatoriska placeringen.

Detta är den plan jag, Olle Söderman och Marianne Sommarin arbetar utifrån. Jag vet att tidsplanen är snäv, men vi måste göra detta arbete skyndsamt för att kunna hantera arbetsmiljöproblemen och ge alla anställda och studenter möjlighet att koncentrera sig på forskning och utbildning. Det är vår avsikt att processen ska vara så transparent som möjligt.

Nästa informationsmöte kommer att vara den onsdagen den 28 september klockan 11.00–11.30. Ni kommer att få ett mejl med inbjudan. Förutom denna typ av möten är det webbsidan ni fått länk till som är den viktigaste informationskanalen. Titta gärna på den då och då.

Arbetet med att ta fram ett förslag på ny organisation av verksamheten på institutionen för astronomi och teoretisk fysik går nu vidare.

Lärare och forskare med tillsvidareanställning samt biträdande universitetslektorer har bjudits in till möten med Marianne Sommarin, Olle Söderman och Cecilia Billgren under perioden 19–22 september. Mötena kommer att ske individuellt eller i de konstellationer som de inbjudna personerna själva önskar.

Syftet med mötena är att få en bild av vilka möjliga framtida tillhörigheter som lärare och forskare ser med andra forskargrupper, avdelningar och institutioner. Diskussionerna kommer att baseras på vad lärare och forskare anser är bäst för forskning och utbildning, både på kort och lång sikt.

Dekan Sven Lidin gav följande muntlig information:

I december 2021 utsågs Marianne Sommarin till extern prefekt och fick i uppdrag att tillsammans med fakultetsledningen utarbeta en plan och vidta de organisatoriska åtgärder som krävs för att kunna hantera arbetsmiljöproblemen vid institutionen.

Det är helt tydligt för mig och fakultetsledningen att de låsningar som finns är allt för djupgående för att kunna överbryggas på ett trovärdigt och hållbart sätt inom nuvarande organisation.

Det är fakultetsledningens ansvar att ge förutsättningar för en god arbetsmiljö samt att verksamheten inom utbildning och forskning som idag bedrivs vid institutionen kan fortsätta att drivas och utvecklas på ett framgångsrikt sätt. Fakultetsledningen ser att det enda sättet att ge dessa förutsättningar är att organisera om verksamheten. I dagsläget ser vi inte att detta kommer att leda till några uppsägningar på grund av övertalighet.

Förutom att få en långsiktig lösning på arbetsmiljöproblemen finns det även ämnesmässiga skäl som stödjer att verksamheten inom nuvarande institution organiseras på ett annat sätt än idag. Detta framgår såväl i rapporten från RQ20-projektet som i den särskilda utredningen av fysik. Utredningen genomfördes av John Renner Hansen, på uppdrag av fysiska institutionen, och slutrapporterades i juli 2020.

Under hösten kommer professor emeritus Olle Söderman att bistå fakultetsledningen i arbetet med att ta fram förslag till en förändrad organisation. Som administrativt stöd kommer stabsråd Cecilia Billgren, som redan nu bistår i arbetet, fortsatt att fungera.

Förslag om en förändrad organisation läggs fram under hösten till fakultetsstyrelsen som fattar beslut i frågan. Avsikten är att förändringen ska vara genomförd per 1 januari 2023.

Prefekten kommer att fortsätta ha samtal med medarbetare om den löpande verksamheten. Som medarbetare är det till skyddsombud och till de fackliga organisationerna ni ska vända er med synpunkter.

Företagshälsovården är en oberoende funktion som fungerar som ett stöd för såväl arbetsgivare som arbetstagare i frågor som rör vår arbetsmiljö. Som medarbetare kan du vända dig till företagshälsovården om du behöver stöd i att hantera ditt mående i den här situationen. Personalen på företagshälsovården har sekretess, vilket innebär att ingen annan får veta vad som sägs där.

Nästa informationsmöte för institutionens personal kommer att äga rum tisdagen den 13 september klockan 09.15–09.45. Då jag kommer kunna berätta mer om hur arbetet läggs upp.

Övrig information:

Information till de fackliga organisationerna gavs innan mötet den 30 augusti. Studentrepresentanter fick samma information den 31 augusti.